Mieszkanie dla prezesa spółki kosztem podatkowym

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Koszty uzyskania przychodów w spółce

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów w działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, ich zabezpieczenie lub zachowanie źródła tych przychodów, pod warunkiem, że nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Przy czym definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny, z tego względu związek przyczynowy poniesionego wydatku z osiągnięciem, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodu każdorazowo rozstrzyga się indywidualnie dla danego wydatku.

Wyróżnia się koszty podatkowe:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów oraz
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Dodatkowo, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów podatkowych musi być należycie udokumentowany.

Wynajem mieszkania dla prezesa spółki a koszty uzyskania przychodów

Wydatki poniesione na wynajem mieszkania na rzecz prezesa spółki, a więc czynsz i inne opłaty związane z wynajmem lokalu mieszkalnego nie zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie oznacza to jednak, że wydatki te podlegają automatycznie zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu w spółce, musi spełniać następujące przesłanki:

• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany,
• powinien zostać poniesiony przez podatnika,
• powinien być definitywny (rzeczywisty),
• powinien pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dodatkowo w przypadku, gdy prezes zarządu jest jednocześnie udziałowcem spółki, w celu rozstrzygnięcia czy wydatki poniesione w związku z wynajmem mieszkania na jego rzecz podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów, należy wziąć pod uwagę także art. 16 ust. 1 pkt 38 i art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.”

W dyspozycji tego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB2-3.4010.12.2017.2.SK z dnia 31 maja 2017 roku oraz interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB1-1.4010.486.2021.1.EJ z dnia 8 listopada 2021 roku wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie zaliczenia do kosztów podatkowych spółki kosztów najmu mieszkania dla prezesa.

Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT

„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji”.

Organ podatkowy w przytoczonych interpretacjach odniósł się także do tego przepisu. Wskazać należy bowiem, że zgodnie z art. 201 ust. 1 ustawy kodeks spółek handlowych zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Przepisy zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 38 i art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stoją zatem w sprzeczności z zaliczeniem w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynajem mieszkania dla prezesa spółki. Przed ujęciem wydatków poniesionych na wynajem mieszkania oraz opłat za media związanych z tym wynajmem, należy jeszcze upewnić się, że prezes spółki, na którego rzecz dokonywany jest najem lokalu mieszkalnego łączy ze spółką stosunek pracy lub inny równorzędny. Należy również mieć na uwadze, że jeżeli prezes nie jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, to konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz powinna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

Przykład

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pokrywa koszty najmu mieszkania dla prezesa zarządu spółki, ponieważ posiada on miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż siedziba spółki. Prezesa spółki łączy ze spółką stosunek pracy, a wynajem mieszkania w miejscowości, w której spółka posiada siedzibę ma umożliwić mu wykonywanie obowiązków służbowych. Wynajem mieszkania jest uzasadniony ekonomicznie, ponieważ koszty wynajmu mieszkania są znacznie niższe niż koszty usług hotelowych. Wydatki na czynsz i opłaty za media udokumentowane fakturą poniesione przez spółkę z tytułu wynajmu mieszkania dla prezesa są dla spółki kosztem uzyskania przychodów, ponieważ spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Należy jednak podkreślić, że wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem wydatków na najem mieszkania, a uzyskaniem przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej spoczywa na spółce.

Interpretacje indywidualne potwierdzające zasadność zaliczenia wydatków na wynajem mieszkania dla prezesa spółki do kosztów podatkowych

W interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB2-3.4010.12.2017.2.SK z dnia 31 maja 2017 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Wnioskodawca posiada siedzibę w mieście X, jednakże w związku z okolicznością, że zdecydowana większość kontrahentów pochodzi z innego województwa Wnioskodawca zawarł umowę najmu lokalu mieszkalnego w mieście Z, z przeznaczeniem oddania go do korzystania Prezesowi Zarządu Wnioskodawcy oraz jego rodziny w celu zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych. Prezes Zarządu Wnioskodawcy posiada 10 spośród 50 udziałów w kapitale zakładowym Spółki. Zmiana miejsca zamieszkania Prezesa Zarządu Wnioskodawcy spowodowana jest wyłącznie kwestiami efektywnego prowadzenia działalności Wnioskodawcy. Prezes Zarządu przed zawarciem ww. umowy najmu nie mieszkał w miejscowości Z. Zdaniem Dyrektora KIS z powyższego wynika, że przedmiotowe wydatki związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym Spółki są ponoszone w związku z funkcjonowaniem tej osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej. Co do zasady, można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Następnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.p. stwierdzając, że przepis ten nie ma zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz Spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny. Zdaniem Dyrektora KIS treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a u.p.d.o.p., nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

W konsekwencji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że w przedmiotowej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a u.p.d.o.p. nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki (koszty najmu mieszkania) można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Na zakończenie Dyrektor KIS podkreślił, że aby wydatki na rzecz Prezesa Zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów winien łączyć go ze spółką stosunek pracy lub inny równorzędny. Ostatecznie Dyrektor KIS potwierdził, że wydatki z tytułu pokrycia kosztów najmu mieszkania ponoszone przez Spółkę na rzecz Prezesa Zarządu w celu efektywnego prowadzenia przez niego działalności gospodarczej Spółki, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki pod warunkiem, że z zawartych umów/uchwał, bądź z postanowień/regulaminów/statutu Spółki, wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz Prezesa Zarządu.

Takie samo stanowisko i analogiczny sposób uzasadnienia zaprezentowany został w interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB1-1.4010.486.2021.1.EJ z dnia 8 listopada 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych, technicznych i biotechnologii. Prezes zarządu jest obywatelem Korei Południowej, gdzie posiada dom i rodzinę, jest również udziałowcem Wnioskodawcy i posiada polską rezydencję podatkową. Wnioskodawca wynajmuje mieszkanie na użytek prezesa zarządu Spółki, zawarł umowę z wynajmującym i posiada stosowne dokumenty (umowy, rachunki, faktury). Spółka ponosi opłaty za najem, czynsz administracyjny oraz media. Wysokość opłat jest zgodna z realiami rynku wynajmu nieruchomości. Prezes zarządu aktywnie reprezentuje Spółkę, co realizuje po przez liczne spotkania biznesowe oraz aktywne poszukiwanie nowych kontrahentów. Podejmuję również działania zarządcze w miejscu siedziby Spółki, których nie mógłby podejmować zdalnie, przebywając poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Autor:

Karolina Szopa