Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT ponoszą wydatki na cele działalności gospodarczej, z tytułu których chcieliby mieć prawo do odliczenia podatku VAT. Dlaczego jest to tak istotne?
Dlatego, że kiedy mogą odliczyć podatek VAT od dokonanych zakupów wówczas obniżają wysokość miesięcznego albo kwartalnego podatku VAT do zapłaty. Jednym z wydatków na cele firmowe u niektórych przedsiębiorców jest zakup artykułów spożywczych. Czy mają oni prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od tego typu zakupów? Co to na to fiskus?
|
Spis treści:
- Artykuły spożywcze
- Prawo do odliczenia podatku VAT
- Odliczenie VAT od zakupu artykułów spożywczych kwestionowane przez fiskusa
|
Artykuły spożywcze
Zakup artykułów spożywczych do firmy jest nierzadkim zjawiskiem. Mowa konkretnie nie o nabyciu usług gastronomicznych czy usług cateringowych. Nie ma tutaj mowy także o nabyciu świadczenia złożonego, które to może przyczynić się do bezproblemowego odliczenia podatku VAT.
Chodzi tutaj o zakup typowych artykułów spożywczych takich jak m.in. kawa, herbata, mleko, woda, cukier, ciastka, owoce czy o inne podobne podstawowe produkty spożywcze. Występuje tu wiele wątpliwości na temat możliwości odliczenia podatku VAT od nabycia artykułów spożywczych. Jednym z najistotniejszych pytań na jakie musi sobie odpowiedzieć przedsiębiorca przy zakupie artykułów spożywczych jest cel tych zakupów, przeznaczenie tych zakupów oraz czy jest w stanie racjonalnie uzasadnić poniesienia tego typu wydatku. O tym w dalszej części publikacji.
Prawo do odliczenia podatku VAT
Nawiązując do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT od dokonanego zakupu, jeżeli wydatek:
- został przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej oraz
- został przeznaczony na sprzedaż w ramach tej działalności, która jest opodatkowana podatkiem VAT (nie jest zwolniona z VAT).
Kwota podatku VAT naliczonego możliwa do odliczenia wynika z otrzymanej faktury i dotyczy nabycia towarów lub usług czy wpłaty zaliczki. Czynny podatnik VAT - nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury nie wcześniej niż w miesiącu, w którym powstał obowiązek opodatkowania VAT u sprzedawcy. Zatem nabywca zawsze musi spojrzeć na fakturę i ustalić w którym miesiącu powstał obowiązek opodatkowania VAT danej sprzedaży u sprzedawcy. Odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury sprzedaży nie może dokonać wcześniej niż w tym ustalonym miesiącu.
Czynny podatnik VAT – nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT nie wcześniej aniżeli w miesiącu, w którym otrzymał fakturę albo dokument celny. W aktualnej linii interpretacyjnej fiskus stoi na stanowisku, że aby można było odliczyć podatek VAT od zakupu artykułów spożywczych typu kawa, herbata, mleko, woda, cukier, ciastka, inne podobne to te artykuły muszą być przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem musi wystąpić przyczynowo-skutkowy związek pomiędzy nabyciem artykułów spożywczych a dokonywaną sprzedażą firmową opodatkowaną VAT. Oznacza to, iż zakup musi mieć związek z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej.
Oczywiście związek uzyskiwanym przychodem może być pośredni (koszty ogólne, pozostałe) albo bezpośredni (materiały, towary, inne wydatki). Natomiast czynny podatnik VAT nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT od nabycia artykułów spożywczych, jeżeli służą one tylko potrzebom osobistym pracowników, kontrahentów. W takim wypadku fiskus stwierdza, że zakup ten nie jest w żaden sposób związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.
Ustawy podatkowe nie definiują co to jest potrzeba osobista. Potrzebą osobistą może być potrzeba konkretnego człowieka albo konkretnych ludzi. Potrzeba osobista nie będzie potrzebą większości a raczej potrzebą zindywidualizowaną, czyli po prostu prywatną. Fiskus utrzymuje wciąż twierdzenie, że wydatki dotyczące potrzeb osobistych pracowników, kontrahentów nie mogą być podstawą do odliczenia podatku VAT, ponieważ nie są one związane z działalnością gospodarczą a dokładniej ze sprzedażą opodatkowaną VAT prowadzoną w ramach tej działalności.
Potrzeby osobiste pracowników to takie, które nie można identyfikować z obowiązkami wykonywanymi w ramach umowy o pracę. Ich zaspokojenie to dobrowolna inicjatywa pracodawcy. Zupełnie odmiennie od potrzeb pracowniczych, ustanowionych przepisami m.in. ustawą z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) czy rozporządzeń dotyczących praw pracowniczych, które to pracodawca jest zobowiązany zaspokoić.
Czy wobec tego pracodawca (przedsiębiorca) może odliczyć podatek VAT od zakupu artykułów spożywczych?
Odliczenie VAT od zakupu artykułów spożywczych kwestionowane przez fiskusa
Resort Finansów wciąż obiera dość restrykcyjny kierunek w zakresie odliczania podatku VAT z tytułu zakupów różnego rodzaju artykułów spożywczych. Choć rzadko, ale jednak zdarzają się przypadki, iż zezwala na odliczenie podatku VAT o zakupu artykułów spożywczych.
Pierwszy analizowany przypadek to jednoosobowa działalność, w której przedsiębiorca organizuje w różnych miejscach w kraju przedstawienia artystyczne, wspomaga wystawienie przedstawień artystycznych, wynajmuje pojazdy samochodowe.
Realizacja przedstawienia artystycznego wiąże się z wynajęciem sal czy nabyciem całego spektaklu (sala, aktorzy, obsługa). W umowach jakie przedsiębiorca podpisuje teatry, inne instytucje, osoby realizujące wystąpienia, zamieszczają zapis o zapewnieniu artystom, aktorom i obsłudze sceny napojów, artykułów spożywczych i cateringu często z określeniem ilości posiłków bądź ich rodzajów. Zapis taki może zawierać zobowiązanie się organizatora do zapewnienia i dostarczenia do garderoby artykułów spożywczych takich jak: woda mineralna - 4 butelki po pół litra na osobę, kawa, herbata, karton soku owocowego, półmisek z owocami, drobne przekąski.
Wymogi ekip co do wyżywienia są jak najbardziej zasadne z uwagi na to, iż w jednym dniu mogą być organizowane nawet 2 przedstawienia, pomiędzy którymi są krótkie przerwy. Drugie przedstawienie kończy się wieczorem co skutkuje tym, iż bez zapewnienia przez organizatora posiłku ekipy nie mają, kiedy poszukać i nabyć posiłku.
Podatnik twierdzi, że zakupywane wyżywienie dla ekip przedstawień dotyczy tylko czynności opodatkowanych VAT. Nabyte wyżywienie jest udokumentowane fakturami określającymi dokładnie ilość, rodzaj, wartość produktów. Wobec powyższych okoliczności podatnik uważa, iż może odliczyć podatek VAT, naliczony w fakturach za nabycie artykułów spożywczych typu woda, kawa, herbata, cukier, soki, owoce, drobne przekąski czy gotowych obiadów w postaci cateringu dla uczestniczących w przedstawieniach artystów, aktorów i obsługi sceny z uwagi na to, iż poniesienie tych wydatków jest koniecznie na mocy zawartych umów organizacji przedstawień.
Fiskus uznał, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT od nabywanych artykułów spożywczych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 18.10.2024r. o sygn. 0112-KDIL3.4012.553.2024.1.MC stwierdził, że „[…] Jednoznacznie Pani wskazała, że nabywane wyżywienie dla artystów, aktorów i obsługi sceny związane jest wyłącznie z wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT i niekorzystających ze zwolnienia z podatku VAT. Nabywane wyżywienie dla wykonawców spektakli dokumentowane jest fakturami VAT z wykazaną kwotą podatku VAT. Ponadto, w rozpatrywanej sprawie, jak Pani wskazała, zakupione usługi cateringowe posiadają oznaczenie PKWiU 56.21.19.0.
W konsekwencji, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, przysługuje Pani prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących poniesione wydatki na zakup produktów spożywczych (woda, kawa, herbata, cukier, soki, owoce, drobne przekąski) oraz gotowe obiady w postaci cateringu, służące realizacji zapisów umów wystawienia spektakli dla uczestniczących w nich artystów, aktorów i obsługi sceny. […].
Drugi omawiany przypadek dotyczy spółki prowadzącej działalność produkcyjną, posiadającą wiele oddziałów. Spółka zatrudnia szereg pracowników jak i zleceniobiorców.
Spółka chce zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy jak i przyjmowania kontrahentów. W tym celu pracownicy mają dostęp do ogólnego firmowego zaplecza socjalnego, gdzie są takie artykuły spożywcze jak kawa, herbata, woda, cukier, mleko, czasem słodycze i inne przekąski oraz artykuły higieniczne do utrzymania czystości w pomieszczeniach tego zaplecza. Ogólne firmowe zaplecze posiada też lodówki, ekspresy do kawy, czajniki elektryczne oraz mikrofalówki.
Nabyte artykuły spożywcze są podawane na spotkaniach wewnętrznych zarządu albo pracowników spółki albo spotkaniach zarządu z kontrahentami lub także wspólnie z pracownikami. Artykuły spożywcze są także udostępnione na potrzeby pracowników w ogólnych zapleczach socjalnych, ale tylko w godzinach pracy.
Spółka nie prowadzi ewidencji na jakie spotkania i komu zostały wydane konkretne artykuły spożywcze. Niemniej nabyte artykuły spożywcze służą celom prowadzonej działalności i nie mają charakteru wystawnego. Udostępnienie ich pracownikom, współpracownikom, kontrahentom jest wręcz standardem w wielu firmach. Artykuły spożywcze są spożywane wyłącznie w dniach pracy. Możliwość spożycia artykułów spożywczych polepsza nie tylko atmosferę biznesu w pracy, ale ma też faktyczny wpływ na wydajność pracy. Zakupy te służą celom działalności gospodarczej i mają realny wpływ na korzyści ekonomiczne uzyskiwane przez spółkę. Wydatki na artykuły spożywcze związane są ze sprzedażą opodatkowaną VAT.
Poza tym na mocy wydatków na zakup napojów dokonywane są również na mocy § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650) a niekiedy inne nabyte artykuły spożywcze są potraktowane jako poczęstunek w trakcie spotkań biznesowych z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami.
Spółka wspomina, iż udostępnienie ww. artykułów spożywczych w trakcie spotkań wewnętrznych zarządu lub pracowników spółki, spotkań z kontrahentami, w których udział bierze zarząd lub pracownicy:
- wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań,
- zwiększa jakość, wydajność i efektywność pracy,
- ma wpływ na uzyskiwane przychody, a więc ma wpływ na zabezpieczenie źródła przychodu,
- przyczynia się do utrzymania wyspecjalizowanej kadry,
- utrzymuje w spółce wysoką kulturę biznesową i nie tylko,
- zacieśniania w spółce więzi międzyludzkie między pracownikami,
- buduje lojalność wobec spółki
- zwiększa wyniki spółki,
- buduje korzystny wizerunek spółki.
Sami pracownicy przyznają, iż udostępnienie posiłków bezpośrednio wpływa na postrzeganie spółki jako korzystnej na gruncie oferty pozapłacowych składników wynagrodzenia.
Niestety. Fiskus uznał, że podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od zakupionych artykułów spożywczych typu kawa, herbata, woda, cukier, kawa, herbata, mleko, czasem słodycze i inne przekąski, ponieważ podatnik nie prowadzi ewidencji, z której będzie wynikać dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia:
- pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz
- w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, oraz
- w trakcie spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 07.03.2024r. o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.13.2024.3.WH uznał, iż „[…] Udostępnienie przez Państwa pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko w opisanej sytuacji, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Państwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zatem przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko, udostępnianych przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy. Nabywane przez Państwa ww. artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
Jednakże wskazać należy, że skoro w rozpatrywanej sprawie, jak wskazano we wniosku, nie prowadzą Państwo ewidencji, z której wynikać ma dokładne przyporządkowanie jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana na potrzeby udostępnienia pracownikom w ogólnodostępnych miejscach oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana w trakcie spotkań wewnętrznych Zarządu lub pracowników, spotkań z kontrahentami, w których udział biorą zarząd lub pracownicy, to tym samym nie można dokładnie przyporządkować jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych.
W konsekwencji nie przysługuje Państwu w ogóle prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia opisanych we wniosku artykułów spożywczych zużytych w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego. […]”.
Ostatnia analizowana sytuacja tyczy się spółki prowadzącej działalność polegającej na tworzeniu programów komputerowych przy pomocy osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie. Spółka korzysta także z usług firm.
Dla utrzymania odpowiednich warunków pracy spółka z własnej dobrowolnej inicjatywy regularnie kupuje wodę, kawę, herbatę, mleko, soki, napoje gazowane (cola, sprite, fanta), orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce i warzywa.
Produkty spożywcze są udostępnione w ogólnych miejscach w firmie i nie stanowią wyrobów wyrafinowanych, lecz standardowe artykuły dostępne w zdecydowanej większości sklepów spożywczych. Korzystanie z artykułów spożywczych odbywa się w trakcie pracy i w godzinach pracy w dowolnym momencie pracy, na spotkaniach organizacyjnych, naradach zarządu, innych spotkaniach w firmie np. zespołów pracowniczych a to pozwala na większym skupieniu się na wykonywanych zadaniach, skróceniu czasu przygotowania i spożywania posiłków czy nawet niekiedy wymianę pomysłów w czasie konsumpcji. Personel czuje się m.in. przez to doceniony i nie szuka zatrudnienia w innych firmach a spółce bardzo zależy na utrzymaniu aktualnych specjalistów.
Wspólne spożywanie posiłków to m.in. zwiększenie relacji między pracownikami, wzrost motywacji do pracy, polepszenie atmosfery pracy, zwiększenie wydajności, jakości oraz efektywności pracy, wymiana doświadczeń, odpoczynek od wykonywanych zadań, skrócenie czasu potrzebnego do wykonania niektórych zadań. Spółka nie prowadzi ewidencji zużycia artykułów spożywczych przez poszczególnych pracowników. Nie jest też zobligowana do zapewnienia ww. artykułów spożywczych na mocy przepisów BHP.
Spółka uważa, iż w powyżej przedstawionych okolicznościach ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakup powyżej wymienionych artykułów spożywczych.
Fiskus uznał jednak, iż podatnik nie ma w tej sytuacji prawa do odliczenia podatku VAT od nabywanych artykułów spożywczych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 12.02.2024r. o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.771.2023.2.PRP uznał, iż „[…] Skoro w analizowanym przypadku nie są Państwo w stanie dokładnie przyporządkować jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi w ogólnodostępnych miejscach w Państwa siedzibie oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa w trakcie spotkań organizowanych przez Państwa w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad z Państwa zleceniodawcami, w których udział bierze Personel, to tym samym nie można dokładnie przyporządkować jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
Nie będzie więc Państwu przysługiwało w ogóle prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia artykułów spożywczych udostępnianych Personelowi w ogólnodostępnych miejscach w Państwa siedzibie oraz artykułów spożywczych udostępnianych w trakcie spotkań organizowanych przez Państwa w ramach zespołów projektowych, szkoleń wewnętrznych i narad z Państwa zleceniodawcami, w których udział bierze Personel, z uwagi na brak możliwości przyporządkowania jaka część zakupów będzie wykorzystana do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. […].
Autor:
Krzysztof Ulicki
