Płatności do dokumentów sprzedaży i zakupu

Zakładka "Płatności" pokazuje wszystkie płatności dodane w systemie – zestawienie płatności z pełną listą płatności.

 Dodawanie nowej płatności

Nową płatność dodajemy poprzez przycisk "Dodaj płatność". Pola oznaczone czerwoną gwiazdką są obowiązkowe do wypełnienia, reszta pól jest opcjonalna. Na początek musimy wybrać datę płatności, numer płatności oraz wybrać walutę. Kolejno uzupełnić należy poniższe pole z kwotą. Następnie uzupełniamy pole kontrahent, wybieramy sposób płatności i rodzaj dokumentu, którego dotyczy płatność. Możemy również dodać tytuł, numer zewnętrzny, nadawcę/odbiorcę i rachunek nadawcy/ odbiorcy.

W przypadku wybrania opcji, że płatność dotyczy nie dokumentów sprzedaży i zakupu, ale zaliczki dla pracownika, to zamiast kontrahenta będziemy mogli wybrać pracownika, którego zaliczka dotyczy. Potwierdzamy operację przyciskiem "zapisz".

Zgodnie z powyższą uwagą wchodzimy w zakładkę "Sprzedaż" i przy wystawianiu dokumentów wystarczy wpisać w pole "Zapłacono" kwotę faktury lub uzupełnić termin płatności, jako zero. Dokument płatności zostanie wtedy dodany automatycznie do faktury.

Natomiast w przypadku, gdy faktura jest już dodana bez płatności, możemy płatność dodać ręcznie do faktury. System uzupełni dane płatności na podstawie tej faktury. Na liście faktur przy danej fakturze klikamy w kolumnie "ZAPŁACONO" ikonę tzw. złotych pieniędzy. System automatycznie uzupełni za nas dane okno, które wystarczy odpowiednio zmodyfikować lub od razu zapisać. Obydwa dokumenty zostaną ze sobą powiązane. Inną możliwością jest również przy wystawianiu nowej faktury wpisanie pełnej zapłaconej kwoty w polu "zapłacono" - system automatycznie doda wtedy fakturę oraz przypisaną do niej płatność.

Lista płatności – dodatkowe opcje

Po dodaniu płatności ręcznie w zakładce "Płatności", możemy kliknąć opcję "skojarz płatność z fakturami” w górnej części okna, aby przypisać płatność do faktury.

Jeśli dany kontrahent posiada nieopłacone faktury, to w kolejnym oknie będzie można do nich przypisać płatność. W tym celu wskazujemy jaką kwotę przypisać, do której z faktur, w podziale na należność główną i odsetki na końcu zatwierdzamy operację poprzez przycisk "zapisz". Poniżej widzimy zestawienie wszystkich faktur klienta i przypisanych do niego płatności. Faktury już powiązane oznaczone są zieloną ikonką w kolumnie "Rozliczono".

Warto jeszcze wspomnieć, że nowy dokument płatności po dodaniu ukazuje się na liście dokumnentów, gdzie po kliknięciu ikony "opcje" można przejść do edycji danej płatności, wydrukować lub pobrać ją do PDF, usunąć powiązanie z fakturą oraz usunąć całą płatność.

W górnej części okna znajdują się filtry, umożliwiające szybkie znalezienie danej płatności. Można również sortować tę listę po kolumnach, klikając w daną kolumnę.

Na liście płatności możliwe jest jeszcze wykonanie masowej czynności pobrania wybranych lub wszystkich dokumentów płatności do wersji PDF. W tym celu zaznaczamy wybrane płatności i klikamy w dolnej belce przycisk "pobierz druki płatności".

 Raport kasowy

Dodatkowo istnieje możliwość wykonania raportu kasowego za wybrany okres, z możliwością wybrania z jakiej kasy ma zostać utworzony dany raport (jeżeli w systemie zarejestrowanych jest więcej kas).

Raport kasowy pokazuje tylko płatności gotówkowe, więc przed wybraniem tej opcji upewnijmy się, że w danym okresie takie płatności zostały dodane. W okienku wybiera się datę a dokładniej miesiąc raportu i kasę, np. kasa główna. Po czym klikamy "pobierz do PDF".

Zestawienie zaliczek

W opcji "zestawienie zaliczek" mamy możliwość pobrania zestawienia zaliczek za wybrany miesiąc z wyborem konkretnego pracownika. Klikamy "pobierz". Możemy w ten sposób podejrzeć jakie zaliczki były pracownikowi wypłacone i czy były zwracane do kasy.

Import wyciągów bankowych

Kolejna podzakładka opcji to "import wyciągów bankowych". W okienku wybieramy plik do zaimportowania oraz bank, z którego pochodzi dany plik.

Po kliknięciu "importuj" zostaną zaimportowane wyciągi bankowe, dzięki czemu zostaną utworzone jednorazowo odpowiednie płatności. Program spróbuje sam dopasować zaimportowane płatności do istniejących w programie kontrahentów. Jeśli mu się to nie uda, to należy to zrobić ręcznie. Program będzie się uczył — raz przypisaną do kontrahenta płatność program będzie pamiętał i na jej podstawie poprawnie przypisze kolejną płatność.

Płatności okresowe

W zakładce "Płatności okresowe" można definiować płatności, które otrzymujemy od klientów cyklicznie oraz ustawić automatyczne wystawianie faktur na ich podstawie (np. comiesięcznych lub corocznych faktur abonamentowych).

Aby dodać nową płatność okresową, należy kliknąć przycisk "Dodaj nową płatność''.

W nowym oknie należy uzupełnić obowiązkowe pola oznaczone czerwoną gwiazdką. Kolejno uzupełniane są następujące dane: rodzaj dokumentu (faktura lub faktura zw. z VAT), nabywca i opcjonalnie odbiorca, konto bankowe, data rozpoczęcia umowy, data wystawienia najbliżej faktury, data zakończenia umowy i okresowość (np. miesięczna).

Na koniec należy dodać pozycje produktów (lub usług) do formularza, wybrać termin płatności, formę płatności i dopisać ewentualne uwagi.
Na dole znajduje się jeszcze dodatkowa opcja wysłania automatycznie przez system wystawionej faktury na e-mail kontrahenta (podany w danych kontrahenta w zakładce "Kontrahenci"), którą można zaznaczyć.

Po zapisaniu płatności okresowej, na liście płatności pojawi się ikona "opcje", a w niej lista dodatkowych opcji możliwych do wybrania, opcje związane są z daną płatnością: edycja płatności, usunięcie lub wystawienie faktury (ręcznie) do dodanej płatności okresowej.

Do dyspozycji mamy również, na liście wszystkich płatności okresowych, możliwość filtrowania płatności wg kryteriów wyboru – pole szukania "firma...".

Edycja szablonów wiadomości e-mail

Jeśli zaznaczymy automatyczne wysyłanie faktur na adres e-mail kontrahenta (wyjaśnienie powyżej), to będą one cyklicznie wysyłane. Mamy możliwość modyfikacji szablonu wiadomości e- mail, która trafia do kontrahenta (jest automatycznie wysyłana z systemu na podany adres e-mail
kontrahenta). W tym celu należy wejść w moduł "Ustawienia - Opcje", wybrać opcję "Szablony wiadomości e-mail". Z listy należy wybrać przy szablonie "Szablon e-maila z informacją o przedłużeniu płatności okresowej" opcję edycji – "zmiana szablonu".

W nowym oknie można dokonać edycji określonych pól oraz danych, między innymi: tytuł wiadomości oraz jej treść.

Po dokonaniu zmian należy je zapisać. Od tej pory wiadomość wraz z fakturą sprzedaży dotycząca określonej płatności okresowej będzie wysyłana zgodnie z ustalonym (zmienionym) szablonem do wybranego kontrahenta.

W poniższym linku przedstawiono wszystkie zmienne jakich możemy użyć w szablonach wiadomości e-mail.

https://www.systim.pl/q78-Jakie-zmienne-mo%C5%BCna-stosowa%C4%87-w-e-mailowych-przypomnieniach-o-zap%C5%82acie