Podczas próby wysyłki deklaracji ZUS DRA może pojawić się komunikat:
Błędna kwota składki
1. Sprawdzenie komunikatu o błędzie
Po otrzymaniu komunikatu z ZUS, zawierającego informację o błędnych składkach, należy:
- Zweryfikować, którego pracownika dotyczy błąd. Sprawdź numer dokumentu oraz dane pracownika, aby upewnić się, że błąd dotyczy właściwego pracownika lub zleceniobiorcy.
- Zweryfikować ewentualne podwójne wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu. Sprawdź, czy pracownik lub zleceniobiorca nie otrzymali dwóch wynagrodzeń w jednym miesiącu.
2. Kroki naprawy błędu
Błąd może wynikać z różnych przyczyn, w tym z błędów w obliczeniach składek lub zaokrągleń. Poniżej przedstawiono możliwe przyczyny błędów oraz sposób ich weryfikacji.
2.1. Zaokrąglenia składek – dwa rachunki w jednym miesiącu
Jeśli dla tego samego pracownika lub zleceniobiorcy opłacono dwa rachunki w jednym miesiącu, mogą wystąpić różnice wynikające z zaokrągleń składek społecznych i zdrowotnych.
Aby zweryfikować ten błąd:
- Pobierz PDF druku RCA z serwisu Systim:
- Przejdź do zakładki Kadry i Płaca -> Kadry -> Deklaracje ZUS
- Kliknij numer deklaracji, która dotyczy błędu (np. 5/2023).
- W opcjach przy danej deklaracij wybierz opcję Pobierz PDF.
- Porównaj kwoty z pliku PDF i pliku Excel. Jeśli kwoty się różnią, może to być przyczyną odrzucenia deklaracji przez ZUS.
- Popraw błędne wartości składek na liście płac, rachunku bądź składkach ZUS właściciela, kliknij Przelicz,
- Po wykonanym przeliczeniu należy na nowo wygenerowac deklarację z praidłowymi danymi
Uwaga!
Jeśli błąd występuje w większej liczbie składek na DRA, należy zmienić wartość każdej składki, uwzględniając dodatnią lub ujemną różnicę w składkach.
2.2. Zmiana stawki składki wypadkowej u przedsiębiorcy
Jeżeli ZUS wysyła pismo, informujące o zmianie stawki składki wypadkowej, należy pamiętać o jej aktualizacji w systemie Systim.
Aby zaktualizować stawkę składki wypadkowej:
- Zaktualizowanie stawki składki wypadkowej:
- Przejdź do zakładki kadry i płace -> kadry -> Konfiguracja -> dane konfiguracyjne (skłakę wypadkową zmienić też można w umowie danego pracownika)
- Zmień wartość składki wypadkowej w odpowiednim polu.
- Zmiana ta jest możliwa tylko w kwietniu danego roku oraz w pierwszym miesiącu pracy w serwisie.
- Sprawdzenie rachunków:
- Dla umów o pracę: Sprawdź, czy w odpowiednich przypadkach jest wypełniona opcja data wypłaty, z prawidłowo wybraną opcją (do końca bieżącego miesiąca lub w następnym miesiącu).
- Dla umów zlecenie: Sprawdź, czy rachunki są wystawiane w miesiącu zgodnym z datą wypłaty.
3. Weryfikacja poprawności składek
Jeśli po wykonaniu powyższych kroków błędne składki nadal występują, zwróć uwagę na:
- Różnice w zaokrągleniach składek społecznych i zdrowotnych.
- Podwójne rachunki w tym samym miesiącu (czy dany pracownik otrzymał dwa wynagrodzenia).