Dokonanie transakcji handlowych w obrocie między przedsiębiorstwami zazwyczaj dokumentuje się za pomocą faktury, która może występować albo w tradycyjnej postaci papierowej, albo w formie elektronicznej. O tym, czy dany dokument jest fakturą, czy też nie, przesądza nie tyle jego nazwa, co charakter zamieszczonych w nim danych. W standardowych wypadkach faktura występuje w dwóch egzemplarzach – jeden zostaje przekazany nabywcy towaru lub usługi, drugi natomiast zachowuje wystawca. Tylko organy egzekucyjne na mocy obowiązującego prawa zostały zobligowane do wystawiania faktur w trzech egzemplarzach, które otrzymują kolejno wystawca dokumentu, nabywca towaru lub usługi, a także osoba, na której ciąży określony dług.
Terminy obowiązujące przy wystawianiu faktur
W standardowych okolicznościach podatnik musi wystawić fakturę najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Reguły te nie obowiązują jednak wszystkich podatników. A zatem w przypadku podmiotów świadczących usługi budowlane oraz budowlano-montażowe termin wystawienia faktury upływa po 30 dniach od realizacji usługi. Z kolei dostawa drukowanych książek oznacza prawo do wystawienia faktury po 60 dniach od wydania towaru, a samo drukowanie książek pozwala na wystawienie faktury po 90 dniach od ukończenia tej czynności.
Osobne zasady obowiązują także przy dostawie usług energii cieplnej i elektrycznej, telekomunikacyjnych, najmu lub usług prawniczych. W takim wypadku fakturę można wystawić aż do upływu terminu płatności. Przedsiębiorca zobowiązany jest również do wystawienia faktury na wyraźne żądanie nabywcy towaru lub usługi. W takim wypadku termin zgłoszenia takiego żądania upływa po trzech miesiącach, licząc od upływu tego miesiąca, w którym usługa została zrealizowana lub też przedsiębiorca otrzymał całość albo część zapłaty. Co istotne, przy ustalaniu terminów wystawienia faktur nie ma większego znaczenia, czy dany przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie.
W jaki sposób wystawić poprawną fakturę VAT?
Aby wystawioną fakturę można było uznać za prawidłową, musi ona zawierać pewne podstawowe elementy, które w tym wypadku uznaje się za elementarne. Każdy tego rodzaju dokument musi być zatem opatrzony odpowiednim numerem i datą wystawienia, a także datą realizacji usługi lub ostatecznego zakończenia dostawy towarów (danych tych nie trzeba wskazywać wówczas, gdy są one zbieżna z datą wystawienia faktury). Ponadto każda faktura powinna obowiązkowo zawierać podstawowe dane na temat dostawcy i nabywcy, ze szczególnym uwzględnieniem ich imion i nazwisk, nazw firm, adresów ich siedziby, a także numerów NIP. Należy także wskazać rodzaj dostarczonego towaru lub zrealizowanej usługi, określając ich ilość lub zakres, a także cenę jednostkową netto przedmiotu transakcji. Jeśli nabywca przy zakupie towarów lub zamówieniu usługi korzystał z udzielonych mu przez dostawcę rabatów, stosowna informacja o tym fakcie powinna pojawić się na fakturze.
Dalej trzeba wskazać na całkowitą wartość netto towaru lub usługi oraz określić stawki podatku, obowiązujące w konkretnych sytuacjach. Później sumuje się wartość sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału produktów według obowiązujących stawek VAT oraz zwolnień z podatku. Trzeba także wskazać na fakturze kwotę podatku naliczonego od sumy wartości sprzedaży, dzieląc je na kwoty odnoszące się do poszczególnych produktów. Ostatnim obowiązkowym elementem przy fakturze VAT jest całościowa kwota należności.
Faktury a zwolnienie z podatku VAT
Podatnicy zwolnieni z VAT również muszą wystawiać faktury zawierające pewne obowiązkowe elementy. Do takich zalicza się kolejno: datę wystawienia faktury, dane osobowe obu podmiotów uczestniczących w transakcji handlowej wraz z ich adresami, kolejny numer faktury, rodzaj sprzedanego towaru lub usługi, liczbę dostarczonych do klienta towarów lub zakres wyświadczonych usług, cenę jednostkową danego towaru lub usługi, a także kwotę należności ogółem. Warto pamiętać również o tym, że podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT w formie podmiotowej nie muszą wskazywać podstawy prawnej takiego zwolnienia. Zupełnie inaczej sytuacja ma się natomiast w przypadku osób korzystających ze zwolnienia przedmiotowego. W takim wypadku bowiem od przedsiębiorcy wystawiającego fakturę oczekuje się wskazania, na jakiej podstawie podatnikowi przysługuje to zwolnienie.
Mali podatnicy a wystawianie faktur
Mali podatnicy zwykle rozliczają się z fiskusem przy wykorzystaniu metody kasowej. W praktyce oznacza to konieczność wstrzymania się z ujmowaniem naliczonych kwot w ewidencjach księgowych, aż do momentu jej opłacenia. Obowiązki podatkowe w przypadku małych podatników powstają wraz z dniem otrzymania zapłaty, najpóźniej 180 dni po wydaniu towaru lub realizacji danej usługi. Na każdej fakturze wystawionej przez tego podatnika należy zostawić adnotację o rozliczaniu się metodą kasową. Jest to bowiem bardzo ważna informacja dla kontrahentów.
