Pełna księgowość w Systim — Księgi Handlowe

Aby rozpocząć pracę z Księgami Handlowymi w Systim, należy zalogować się do programu. Następnie przejdźmy do modułu Ustawienia, zakładka "Opcje". Z listy opcji należy odnaleźć "Rodzaj prowadzonej księgowości w programie:", i zmienić wybraną domyślnie "KPiR" na "Księgi Handlowe". Od tego momentu Księgi Handlowe będą dostępne w programie.

Następnie przechodzimy do modułu "księgowość" i wybieramy zakładkę "KH", czyli "Księgi Handlowe". Aby rozpocząć pracę z modułem, musimy najpierw skonfigurować kilka podstawowych opcji i parametrów. W tym celu kliknijmy w opcję "konfiguracja".

Na początek musimy zdefiniować Plan kont, Bilans i Rachunek zysków i strat. Domyślnie w programie znajdują się ich przykładowe wzory, które można wykorzystać do pracy. Potrzebne zmiany można wprowadzać później.

Aby zmodyfikować Plan kont, wybierzmy opcję "Plan kont". Pokaże nam się drzewo z wszystkimi kontami księgowymi. Możemy wybrać dowolne z kont poprzez kliknięcie na nie, a następnie w prawej części okna zmodyfikować niektóre jego parametry. Parametr "rodzaj" określa, czy konto ma się docelowo pojawiać w Bilansie, RZiS, czy też nie będzie się pojawiać ani tam, ani tam. Poniżej znajduje się opcja pozycja w Bilansie/RZiS, po kliknięciu w tę opcję będziemy mogli wybrać, w którą pozycję w Bilansie/RZiS trafi saldo danego konta. Poniżej określamy, czy dane konto jest kontem syntetycznym, czy też analitycznym. Księgować można oczywiście jedynie na kontach analitycznych. Konto analityczne może być również kontem specjalnym, tzn. zawierać podkonta wynikające z nadanych numerów kontrahentom, urzędom, kontom bankowym lub pracownikom.
W polu "Typ" określamy czy konto jest kontem zwykłym, rozrachunkowym czy też innego rodzaju. Konta zwykłe trafiają do Bilansu/RZiS saldem całego konta, konta rozrachunkowe saldem danej strony, np. stroną Wn w inne miejsce, i stroną Ma w inne. Konta "Inne" trafiają do Bilansu/RZiS w jedno z dwóch podanych miejsc w zależności od tego, po której stronie saldo jest większe (Wn czy Ma).
Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę, że jeśli dane konto jest rozrachunkowe, to pojawi się dodatkowa opcja "ostrzegaj", która będzie wyświetlała informację z ostrzeżeniem, jeśli na danym dokumencie nie będą rozliczone wszystkie rozrachunki (informacja pojawi się po zapisie dokumentu — przy dodawaniu i przy edycji).

Klikając na dowolne z kont i klikając opcję "Dodaj konto" przechodzimy do opcji dodawania nowego konta. Wystarczy tam uzupełnić dane i kliknąć "dodaj", aby konto pojawiło się na liście kont.

Zaznaczone konto można również usunąć, wybierając opcję na dole strony. Nie można usuwać kont, na których wykonywane już były księgowania.

Aby edytować układ bilansu, cofnijmy się do zakładki "konfiguracja" i wybierzmy opcję "układ bilansu". Opcja ta działa identycznie jak edycja planu kont. Możemy więc wybrać daną pozycję na liście, dodać do niej nową pozycję, zmienić wartości obecnej pozycji, lub daną pozycję usunąć.

Aby edytować układ RZiS, musimy cofnąć się do zakładki "konfiguracja" i wybierzmy opcję "układ RZiS". Opcja ta działa identycznie jak edycja planu kont. Możemy więc wybrać daną pozycję na liście, dodać do niej nową pozycję, zmienić wartości obecnej pozycji, lub daną pozycję usunąć. Przy wprowadzaniu lub edycji należy uzupełnić pola takie jak nazwa pozycji, symbol, kolejność. Opcjonalnie można podać formułę obliczania wiersza, jeśli ma on być obliczony wg jakiejś formuły, może to być np. "A-B+D", jeśli chcemy zsumować wiersze o symbolach A i D, i odjąć od nich wartość z wiersza o symbolu B.
Jeśli nie chcemy, aby dany wiersz był używany do obliczeń, tzn. nie był on sumowany do pozycji znajdującej się wyżej nad nim w drzewku, to zaznaczamy opcję "nie uwzględniaj przy sumowaniu wierszy w RZiS.

Jeśli chcemy, możemy również zaimportować istniejące plany kont, układy bilansu i RZiS z innych popularnych programów księgowych. W tym celu w opcji "konfiguracja" przejdźmy do opcji "import bilansu i RZiS". Tam wybierzmy, z jakiego programu chcemy zaimportować te dane i załączmy wyeksportowany wcześniej z nich plik.
Opcja importu jest dostępna tylko na początku pracy z programem i nie będzie dostępna, jeśli wykonaliśmy chociaż jedno księgowanie, chyba że wcześniej te księgowania usuniemy.

Opcja "znaczniki dokumentów" w konfiguracji pozwala nam na zdefiniowanie dowolnej ilości znaczników, którymi możemy oznaczać dokumenty, aby łatwo nam było zapamiętać na przykład związane z nimi problemy i aby można później do nich wrócić. Można więc zdefiniować znaczniki przykładowo: "faktura Pro Forma", "nierozliczone", "wysłano notę korygującą" itd.

W kolejnym kroku przejdźmy do opcji "dane firmy do deklaracji podatkowych". W opcji tej wystarczy uzupełnić kompletne dane firmowe, w takiej formie, w jakiej docelowo trafiać będą na deklaracje podatkowe.

Następnie przejdźmy do opcji "konta domyślne". Tutaj musimy zdefiniować kilka kont, które będą przydatne przy dalszej pracy z programem. Po kliknięciu w odpowiednią opcję pojawi się lista kont, w której będziemy musieli wybrać, np. (dla standardowego planu kont):
Rozrachunki z odbiorcami: 201-2-1
Rozrachunki z dostawcami: 202-2-1
Konto VAT naliczone: 221-2
Konto VAT należne: 221-1
Następnie klikamy "zapisz", aby zapisać zmiany.

Ostatnią z opcji, którą musimy uzupełnić, aby rozpocząć pracę z programem, jest "lata obrotowe i bilans otwarcia". Po wejściu w tę opcję wprowadźmy pierwszy (a w przyszłości — kolejny) rok obrotowy klikając ikonkę z zielonym plusem po prawej górnej części listy. Pojawi się okienko, gdzie wpisujemy początek roku obrotowego, oraz jego koniec, upewniając się, że data początkowa wskazuje na pierwszy dzień miesiąca, a data końcowa na jego koniec. Wprowadzając w przyszłości kolejny rok obrotowy, wybierzemy opcję "wygeneruj stany kont" co spowoduje automatyczne obliczenie bilansu otwarcia dla tego roku. Ponieważ przy rozpoczęciu pracy z programem nie mamy jeszcze żadnych księgowań w programie, to obecnie opcja ta nie będzie miała żadnego efektu. Po uzupełnieniu pól klikamy "Zapisz" aby utworzyć kolejny rok obrotowy. Rok pokaże się na liście, pokaże się tam również opcja usunięcia roku obrotowego, oraz jego edycji. W edycji będziemy mieli m.in. możliwość zamknięcia roku obrotowego w przyszłości, tak abyśmy mogli otworzyć kolejny. W kolejnych latach będziemy mogli także skorzystać z opcji "wygenerowanie bilansu otwarcia", która to wygeneruje bilans otwarcia na podstawie księgowań z poprzedniego okresu. Należy pamiętać, iż opcja ta nadpisze wcześniej wprowadzone dane.
Ostatnią z dostępnych opcji jest "edycja bilansu otwarcia", gdzie możemy ręcznie uzupełnić bilans otwarcia dla danego roku. Opcja ta jest zwłaszcza niezbędna, gdy dopiero rozpoczynamy pracę z programem, zwłaszcza gdy wcześniej korzystaliśmy z innego. Po uzupełnieniu bilansu otwarcia klikamy "zapisz" aby go zapisać. Bilans otwarcia możemy zmienić w dowolnym momencie (aż do zamknięcia roku), pamiętając, iż ma on wpływ na raporty wyłącznie obecnego roku obrotowego.

Od tego momentu możemy już normalnie pracować z programem i wykonywać księgowania. W tym celu przejdźmy do zakładki "KH", gdzie zobaczymy listę księgowań. Korzystając z opcji "nowy zapis" wprowadźmy pierwsze księgowanie.
Pozostawmy rodzaj dokumentu jako "dokument sprzedaży", uzupełnijmy numer dowodu (np. "FV 5/06/2015"), wybierzmy kontrahenta/odbiorcę, oraz w polu opis wprowadźmy opis "sprzedaż usług". Zauważmy, iż powyżej po prawej stronie możemy ustawić znacznik (uwagę) związaną z tym dokumentem. Znaczniki definiowaliśmy wcześniej w konfiguracji programu.

Następnie w sekcji rejestr VAT wprowadźmy kwotę netto 1000 zł, po kliknięciu w pole "VAT" lub wciśnięciu klawisza "Tab" program automatycznie uzupełni pola "VAT" i "Brutto", umożliwiając jednak ich zmianę, jeśli byłoby to niezbędne. Klikając przycisk "dodaj kolejny" możemy dodac więcej pól, np. w przypadku gdy chcemy dodać kwotę z inną stawką VAT, lub wprowadzić ją do innego rejestru.

W kolejnej sekcji - "Księgowania", wprowadzamy księgowania. Wprowadźmy opis "sprzedaż usług", wprowadźmy kwotę 1230 zł, następnie konto WN: "201-2-1-2". Konto możemy automatycznie wybrać z listy, klikając ikonkę po prawej stronie konta, lub możemy tez w polu "konto" wpisać jego numer, lub jego nazwę. Program wyświetli wówczas podpowiedź z kontem "201-2-1-x". Klikając w taki numer konta, program wyświetli okienko-wyszukiwarkę z listą kontrahentów, umożliwiając wybranie kontrahenta, którego dany dokument dotyczy.
W koncie "MA" wybieramy konto sprzedaży usług: "702-2", i zmieniamy kwotę na 1000 zł. Następnie klikamy znajdującą się poniżej opcję "kolejne pole" (tą po prawej stronie). W polu, które się pojawi, wybieramy konto "221-1" (VAT należny) i wpisujemy kwotę VAT: 230 zł.
Kolejne księgowania można wprowadzać, korzystając z przycisków "kolejne pole" oraz "dodaj następny". W dokumencie sprzedaży oczywiście wystarczy tylko to jedno księgowanie.

W pokazany wyżej sposób można dokonywać dowolnych księgowań, natomiast program umożliwia również wprowadzanie księgowań pół-automatycznie, co pokażemy za chwilę.

Po wprowadzeniu księgowania wrócimy do listy księgowań. Listę księgowań można posortować po dowolnej kolumnie, klikając w nią. Można również wyfiltrować poszukiwane dokumenty po dacie, firmie, jak i danych zawartych na dowodzie księgowym.
Dostępne są również zakładki "sprzedaż VAT" i "zakup VAT", gdzie możemy podejrzeć zaksięgowane dokumenty, ale tylko te, które trafią odpowiednio do rejestrów sprzedaży bądź zakupu VAT.
Na tych listach przy każdym dokumencie mamy dostępną opcję usuń, czyli usunięcie księgowania, oraz "edycja", czyli możliwość przejścia do edycji danego księgowania. Dodatkowo przy zaksięgowaniu dokumentów takich jak "Polecenie księgowania" czy "Raport kasowy" jest również możliwość pobrania wydruku takiego dokumentu do PDF.

Pokażmy teraz jak wprowadzić dokument typu "Raport kasowy". Podobnie jak przy fakturze wybieramy opcję "nowy zapis", rodzaj dokumentu wybieramy "Raport kasowy". Jako numer dowodu wpisujemy numer kolejny, np. "WB 3", w opisie możemy wpisać "raport kasowy", następnie podajemy numer konta kasy, np. domyślnie 100. Stan początkowy kasy uzupełni się automatycznie, początkowo na podstawie bilansu, przy kolejnych raportach kasowych na podstawie ostatniego raportu kasowego.
W raporcie kasowym sekcja "VAT" jest oczywiście pominięta, uzupełniamy jedynie księgowania — wprowadźmy jedno księgowanie — wpłatę do kasy od kontrahenta. W polu "opis" wpiszemy "wpłata od kontrahenta", kwota: "1230" zł, Konto WN "100", konto MA "201-2-1-2".
Możemy oczywiście wprowadzić więcej zapisów, klikając opcję "dodaj następny".

Po wciśnięciu "zapisz" raport kasowy zostanie zapisany. Na liście, przy zapisanym raporcie kasowym, pokaże się opcja "PDF", umożliwiająca pobranie dokumentu w formie PDF.

W identyczny sposób wprowadzić możemy wyciąg bankowy. Wybierzmy "nowy zapis", jako rodzaj dokumentu wybierzmy "wyciąg bankowy". Warto zauważyć, iż zarówno na raportach kasowych, jak i na wyciągach bankowych często pojawiają się standardowe operacje, takie jak zaksięgowanie naliczonych odsetek, wpłata od kontrahenta, zapłata do dostawcy, wpłata na rachunek bankowy z kasy itd.
Aby ułatwić księgowanie, można takie operacje w programie zdefiniować na stałe. W tym celu przy tworzeniu nowego raportu kasowego lub wyciągu bankowego (lub też przy ich edycji) dostępne są opcje "utwórz operację" i "dodaj operację". Przy użyciu przycisku "utwórz operację" możemy zdefiniować wzorcowy zapis księgowy operacji, np. "wpłata od kontrahenta". Podajemy tutaj rodzaj dokumentu, na którym będziemy ta operację używać, następnie nazwę operacji ("wpłata od kontrahenta"), konto WN przykładowo "130", konto MA "201-2-1-2". Kwotę możemy pominąć. Dla konta rozrachunków możemy wybrać dowolne konto kontrahenta, nie ma to tutaj znaczenia. Zapisujemy operację, klikając "Zapisz" i zamykamy to okienko.
Następnie przyciskiem "dodaj operację" otwieramy okno wyboru, z pola "Operacja" wybieramy "wpłatę od kontrahenta", w polu "element" wybieramy kontrahenta, oraz podajemy kwotę i zatwierdzamy przyciskiem lub wciskając enter. W ten sposób możemy szybko dodawać często realizowane operacje na wyciągach bankowych i raportach kasowych.

Po zapisaniu raportu kasowego pokaże się również informacja, że przynajmniej jedno konto należy rozliczyć. Informacja ta związana jest z rozrachunkami w programie.
Opcja rozrachunki pozwala na oznaczanie, które kwoty (na kontach rozrachunkowych) zostały już rozliczone, a które nie, np. oznaczyć, że dana kwota wynikająca z faktury, została już opłacona poprzez inną kwotę, wynikającą z wyciągu bankowego, lub z raportu kasowego.

Aby zarządzać rozrachunkami, przejdźmy do opcji "rozrachunki" w programie. Tam zobaczymy pełną listę rozrachunków, które trzeba powiązać. Jeśli podążaliśmy za podanymi wyżej instrukcjami, to wybierzmy teraz ikonkę "rozlicz rozrachunki" przy dokumencie sprzedaży, lub przy dokumencie raportu kasowego.

Po wybraniu tej opcji pokaże się lista z możliwością uzupełnienia rozrachunków na danym koncie.
W górnej części okna widzimy kwotę z bieżącego dokumentu, jaka jest do rozliczenia. Poniżej dokumenty, z którymi możemy dokonać rozliczenia rozrachunków. W naszym przypadku wystarczy kwotę "1230" przypisać do odpowiedniej pozycji raportu kasowego i zatwierdzić przyciskiem "zapisz". Tak rozliczone dokumenty na liście będą miały zero w pozycji "pozostało".
Aby nie wyświetlać takich rozrachunków w górnej części okna, wybierzmy filtr po rodzaju rozrachunku i zaznaczmy tam opcję "nierozliczone". W ten sposób zobaczymy tylko te rozrachunki, które pozostały do rozliczenia. W planie kont możemy zaznaczyć które konta będą kontami rozrachunkowymi, i tylko na tych kontach sprawdzane będą rozrachunki.

Przejdźmy teraz do zakładki "raporty". Możemy tu pobrać wiele wydruków niezbędnych w codziennej pracy z modułem księgowość. Są tu zarówno raporty sprzedaży i zakupu VAT, umożliwiające obliczenie VAT do zapłaty, podsumowania roczne rejestrów zakupu i sprzedaży, a także raporty związane z księgowaniami:
- dziennik księgowań,
- raport "amerykanka" - pokazujący wszystkie księgowania w wygodnej graficznej formie tzw. "amerykanki",
- operacje dla konta — pokazujący wszystkie księgowania na koncie w danym okresie,
- bilans i RZiS na dzień - wydruk odpowiednio bilansu i RZiS,
- potwierdzenia sald — umożliwia wydruk potwierdzeń sald na koniec okresu rozliczeniowego, dla kont z niezerowym saldem, lub dla kont, na których w ciągu roku było cokolwiek księgowane, lub miały podany bilans otwarcia, nawet jeśli obecnie wykazują saldo zerowe,
- obroty kont w danym roku.

Kolejną zakładką jest "deklaracje". W tej zakładce mamy możliwość zapisu deklaracji VAT 7 i VAT EU oraz deklaracji kwartalnych. Aby zmienić rodzaj drukowanych deklaracji (miesięczne/kwartalne) musimy zmienić odpowiednią opcję w administracji, w opcjach. Zapisane deklaracje można w późniejszym czasie otwierać w formacie PDF.

Bardzo przydatną w codziennej pracy opcją jest opcja "szablony dokumentów księgowych", która dostępna jest w podmenu "konfiguracja". Możemy tu zdefiniować standardowe wzory dokumentów księgowych, które będziemy w przyszłości używać. Ma to zastosowanie głównie dla dokumentów z pojedynczymi operacjami, jak dokumenty sprzedaży i zakupu.

Aby zdefiniować taki dokument, klikniemy zieloną ikonkę "plus" po prawej stronie listy dokumentów. Pojawi się znane nam już wcześniej okno, podobne do tego, w którym wykonywaliśmy księgowania. Wybierzmy rodzaj dokumentu "dokument sprzedaży", wypełnijmy pole "opis" np. "sprzedaż usług".
Następnie wypełnijmy też sekcję "księgowania". Wprowadźmy opis "sprzedaż usług", następnie konto WN: "201-2-1-2". Konto możemy automatycznie wybrać z listy, klikając ikonkę po prawej stronie konta, lub możemy tez w polu "konto" wpisać jego numer, lub jego nazwę. Program wyświetli wówczas podpowiedź z kontem "201-2-1-x". Klikając w taki numer konta, program wyświetli okienko-wyszukiwarkę z listą kontrahentów, umożliwiając wybranie dowolnego kontrahenta (jego wybór nie ma tu znaczenia).
W koncie "MA" wybieramy konto sprzedaży usług: "702-2". Pól z kwotami nie musimy uzupełniać. Następnie klikamy znajdującą się poniżej opcję "kolejne pole" (tą po prawej stronie). W polu, które się pojawi, wybieramy konto "221-1" (VAT należny). Pozostałych pól nie uzupełniamy i zatwierdzamy przyciskiem "zapisz".

W ten sposób zapisaliśmy wzór dokumentu, który możemy w dowolnym momencie użyć jako podstawę księgowania nowego dokumentu sprzedaży. W tym celu klikamy przycisk "wczytaj z szablonu" znajdujący się w górnej części okna, pod menu. Spowoduje on wyświetlenie listy dostępnych wzorów do księgowania. Po kliknięciu wybierzmy opcję "sprzedaż usług" i pojawi nam się gotowy dokument sprzedaży, gdzie wystarczy jedynie wybrać kontrahenta i uzupełnić kwoty, i zatwierdzić zapis przyciskiem "zapisz".

Można w ten sposób zdefiniować również dokumenty typu "polecenie księgowania" czyli PK, i zawrzeć w nich często stosowane operacje, takie jak przeksięgowanie VAT i zaliczek PIT/CIT do zapłaty, czy operacje na zamknięcie roku.

Szablony dokumentów księgowych mają również inne zastosowanie. Służą one jako podstawa do półautomatycznych księgowań faktur sprzedażowych i zakupowych. W tym celu, gdy już zdefiniowaliśmy taki wzór księgowania dla dokumentu sprzedaży, należy przejść do zakładki "sprzedaż" w module "sprzedaż i magazyn", i przy wybranej fakturze kliknąć opcję "zaksięguj". Jeśli w ustawieniach programu wybraliśmy rodzaj księgowości jako "księgi handlowe", to przycisk ten przeniesie nas do ekranu księgowania, i uzupełni wszystkie dane z faktury na podstawie utworzonego wcześniej wzoru. Jeśli wzorów do danego dokumentu (np. do dokumentu sprzedaży) będzie więcej niż jeden, to program wpierw zapyta o sposób księgowania. Przedstawione nam gotowe do księgowania dane możemy jeszcze zmodyfikować, jeśli to konieczne, i następnie wystarczy kliknąć "zapisz".

Na koniec warto jeszcze zwrócić uwagę na opcje znajdujące się po lewej stronie ekranu w Księdze Handlowej. Na górze mamy filtry, pozwalające na wyszukanie tylko wybranych danych w zakładce "KH", oraz w rejestrach sprzedaży i zakupu. Poniżej zobaczymy listę dokumentów sprzedaży i zakupu, które oczekują za księgowanie. Z tej listy możemy tak jak z zakładki "sprzedaż" (oraz z "zakup") bezpośrednio kliknąć dany element, by przejść do jego księgowania. Jeśli dany element został już zaksięgowany, to możemy go z listy usunąć, wybierając przycisk po prawej stronie danego dokumentu - oznacz jako zaksięgowane. Warto zwrócić uwagę, iż zaksięgowane już faktury automatycznie zostaną oznaczone jako zaksięgowane, i nie będą się pojawiać na tej liście, oraz w zakładce "sprzedaż" i "zakup" również zniknie przy nich ikonka "zaksięguj". Jeśli chcielibyśmy taki dokument ponownie zaksięgować, to musimy wejść w jego edycję i odznaczyć okienko "Zaksięgowane".

Poniżej zobaczymy jeszcze zestawienie podatkowe VAT. Po kliknięciu w tę opcję zobaczymy podatki VAT należne i naliczone za dany miesiąc. W polach po prawej można zapisywać odpowiednio kwoty za dany miesiąc zapłacone bądź zwrócone.

Jeszcze niżej znajduje się kalendarzyk podatkowy, wskazujący ważne terminy płatności podatków oraz podsumowanie ilości dni roboczych w danym miesiącu.

Import wyciągów bankowych
Księgowanie wyciągów dostępne jest w opcji „importuj wyciągi bankowe”, która znajduje się w module „KH” na dolnej belce – dolny pasek przeglądarki.

Okno importu składa się z 3 części. W pierwszej należy wybrać skąd dane do księgowania mają zostać pobrane - z banku czy z modułu Płatności.

W zależności od tego jaki rodzaj zostanie wybrany przy polu „skąd”, pokażą się odmienne dane:
1. Jeśli zostanie wybrany „bank”, to w drugiej części trzeba wskazać plik z wyciągiem bankowym oraz wybrać z listy bank, z którego wyciąg pochodzi.
2. Jeśli natomiast wybrano „płatności”, należy wskazać zakres dat z którego mają zostać pobrane płatności.

W ostatniej części okna importu dostępny jest wybór kont księgowych po stronie MA i WN, które zostaną domyślnie przypisane do wpłaty jak i wypłaty środków.

Po uzupełnieniu wszystkich pól należy kliknąć przycisk „importuj”. Efektem importu będzie okno księgowania wyciągu bankowego z wypełnionymi operacjami księgowania (opis, data, kwota, konta księgowe). Każda operacja będzie miała przyporządkowane takie konta jakie wskazano na ekranie importu. W przypadku, gdy istnieją już operacje w systemie powiązane z zaimportowanym rachunkiem bankowym, konta domyślne zostaną zastąpione przez te, których użyto wcześniej.

Ostatnim krokiem jest kliknięcie „zapisz”, które spowoduje zapisanie dokumentu księgowego.

Automatyczne księgowanie
Dokumenty można księgować automatycznie - co oznacza, że wszystkie dokumenty mogą być zaksięgowane jednocześnie z wybranego okresu (np. za miesiąc styczeń), według stworzonego wcześniej szablonu (np. sprzedaż towarów).

KSIĘGOWANIE AUTOMATYCZNE - od czego zacząć?
Aby rozpocząć księgowanie automatycznie dokumentów (z wybranego okresu), należy wpierw upewnić się, że ustawiony jest domyślny rodzaj prowadzonej księgowości oraz należy włączyć ustawienia księgowań automatycznych, które są domyślnie wyłączone.

W związku z powyższym należy wykonać dwa ważne kroki przed rozpoczęciem automatycznego księgowania, mianowicie:

1. Należy wejść w moduł „księgowość”, zakładkę „KH” i wybrać opcje „konfiguracja”. Tutaj należy wybrać panel „dane firmy do deklaracji podatkowych” i w polu danych firmy wybrać jako domyślny rodzaj prowadzonej księgowości: „KH”.
2. Następnie w tym samym module „KH”, i opcji „konfiguracja”, należy wybrać panel „ustawienia księgowań automatycznych” i w nowym oknie zaznaczyć pole „księgowania automatyczne: włączone”.

Następnie należy przypisać szablony do rodzajów dokumentów widocznych poniżej zaznaczonego pola. Wybrany szablon zostanie domyślnie wybrany podczas dodawania nowego dokumentu (np. faktury). Zostanie on również wykorzystany w przypadku, gdy dokument nie ma przypisanego szablonu księgowania.

Uwaga! * Aby stworzyć taki schemat księgowania dla danego rodzaju trzeba utworzyć szablon. W tym celu należy przejść do modułu „księgowość” i do zakładki „KH”. Następnie trzeba wybrać opcję „konfiguracja” → „szablony dokumentów księgowych”.


System przeniesie użytkownika do nowego okna z możliwością dodania nowego szablonu księgowania. Wystarczy kliknąć zielony znaczek plusa, znajdujący się w prawym górnym rogu.

Najpierw dodajemy szablon księgowania „Lista płac 1”. Na początek wybieramy rodzaj dokumentu – jako „polecenie księgowania”

Następnie uzupełniamy dokument — pusty szablon księgowania bez kwot (zamiast kwot dodajemy zmienne, np. brutto, chorobowe, zaliczka itp.), uzupełniamy tylko opis i nazwy kont. Poniżej przykład szablonu:


Uwaga!
Pełna lista „zmiennych”, jakie można używać do kwot księgowania, znajdują się na stronie: https://www.systim.pl/q181-Jakie zmienne można stosować w szablonach dokumentów księgowych w księdze handlowej?

Po dodaniu szablonów. Można wrócić do ustawień księgowań automatycznych i wybrać w nim dodane przed chwilą szablony.

Na koniec trzeba wszystkie dodane szablony do ustawień automatycznego księgowania zapisać poprzez przycisk „Zapisz”.

----
KSIĘGOWANIE AUTOMATYCZNE - jak to zrobić?
Kolejnym krokiem jest otworzenie okna księgowań automatycznych, które można znaleźć w module KH na dolnej belce - dolny pasek przeglądarki..

Należy wybrać rodzaje dokumentów, które mają zostać zaksięgowane, daty dla faktur wg których ma odbyć się księgowanie, wybrać okres rozliczeń, datę dokumentu (miesiąc lub kwartał i rok) oraz zaznaczyć odpowiednią opcję w zależności od tego co program ma zrobić w przypadku ponownego księgowania tego samego dokumentu.

Efektem księgowania jest zapis nowych dokumentów księgowych oraz okno raportu z dwoma zakładkami: dokumenty oraz podsumowanie.

W zakładce dokumenty widoczna jest lista wszystkich księgowanych dokumentów oraz ich status (zaksięgowano, nie zaksięgowano lub pominięto).

Natomiast w zakładce podsumowanie znajduje się lista zawierająca wybrane rodzaje dokumentów wraz z podsumowaniem liczby dokumentów zaksięgowanych, nie zaksięgowanych i pominiętych.

Uwaga!
W przypadku, gdy przy dokumencie widnieje status „nie zaksięgowano” należy sprawdzić następujące rzeczy:
- czy w panelu „konta domyślne”" w konfiguracji ustawione są konta dla VAT-u należnego i naliczonego,
- czy zmienne w szablonie są ustawione w odpowiednich polach.


Uwaga!
* Daty księgowań faktur w KPiR
W pełnej księgowości nie ma możliwości ewidencjonowania kosztów metodą kasową (jest jedynie możliwa w przypadku, gdy dotyczy VAT).

Przychody księgowane są pod datą wystawienia faktury. Tylko koszty księgowane są w innej dacie, zależnej od powiązań z przychodami - pośrednie / bezpośrednie.

1. METODA MEMORIAŁOWA - jedyna dostępna w pełnej księgowości
a) Przychód - wpisuje się do księgi w dacie wystawienia faktury.
b) Koszt - tutaj koszty wpisuje się w różnych datach, w zależności od tego, jak są powiązane z przychodem. Mianowicie:
- koszty "bezpośrednio" związane z przychodami ujmuje się w dacie osiągnięcia odpowiadających im przychodów,
- koszty "pośrednio" związane z przychodami - w dacie poniesienia, tj. w dacie wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu księgowego, chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy - wtedy rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

* Daty ujmowania faktur w rejestrze VAT w KPiR
Wszystkie faktury ujmowane w rejestrach VAT w pełnej księgowości (KH) w zależności od wybranej metody ewidencjonowania (kasowa lub memoriałowa), są rejestrowane w innych datach. Mianowicie:

1. VAT kasowo:
a) Przychód - ujmowany jest z datą zapłaty przez kontrahenta.
b) Koszt - ujmowany jest z datą zapłaty kontrahentowi.
2. VAT memoriałowo:
a) Przychód - ujmowany jest z datą wystawienia faktury lub datą sprzedaży (w zależności od tego, która data jest tą pierwszą).
b) Koszt - ujmowany jest z datą otrzymania dokumentu od kontrahenta.

----
Uwaga!
Systim umożliwia również automatyczne generowanie deklaracji podatkowych np. VAT 7, VAT 7k, VAT 7d, VAT UE, CIT-8,, Plik JPK VAT (miesięczne i kwartalne).

-----
Zobacz również:
1. Wyciągi bankowe - pobierz wersję PDF
2. Księgowanie wynagrodzenia - pobierz wersję PDF
3. Ściąga dla księgowego - pobierz wersję PDF