W przypadku przenoszenia księgowości z innego programu do Systim, jeśli prowadzona jest pełna księgowość, wiąże się to z przeniesieniem określonych danych i wprowadzeniem ich do Systim.

Można oczywiście przenieść wszystkie księgowania i bilans otwarcia kolejno, i wprowadzić je do Systim. Jest to zalecana metoda, ale w przypadku bardzo dużej ilości księgowań może być trudna do realizacji.

Możemy również odłożyć rozpoczęcie pracy w Systim i rozpocząć je od początku nowego okresu - w takiej sytuacji przeniesiemy jedynie bilans otwarcia.

Jeśli jednak musimy przenieść księgowość do Systim w trakcie roku, to można też przenieść bilans otwarcia i obroty na kontach.

1. Rozpoczęcie pracy w programie Systim z początkiem nowego okresu - Księgi Handlowe

W przypadku, gdy firma z początkiem nowego roku (nowego okresu sprawozdawczego) rozpoczyna pracę w programie Systmin niezbędne jest wprowadzenie Bilansu Otwarcia. Pozwoli to w przyszłości wygenerować prawidłowe sprawozdanie finansowe, zawierające dane z poprzedniego okresu, co wymagane jest przez ustawę o rachunkowości.

W tym celu w zakładce Księgowość > Księgi Handlowe > Konfiguracja wybieramy kafelek Lata Obrotowe i Bilans Otwarcia. Otworzy się nowe okno, w którym utworzyć możemy rok obrotowy.  Uzupełniamy oczywiście dane związane z datami, sposobem i wariantem utworzenia planu kont oraz RZiS.

W kolejnym kroku korzystamy z Opcji znajdujących się po prawej stronie utworzonego roku obrotowego i wybieramy możliwość edytowania Bilansu Otwarcia.

Otworzy się okno, w którym możemy wybrać wariant w jakim utworzony ma być bilans.

Do wyboru mamy dwie możliwości. W wariancie rozszerzonym możemy wprowadzić salda w walucie innej niż PLN, co istotne jest dla firm, które prowadzą rozliczenia z kontrahentami w różnych walutach i prowadzą konta bankowe także w różnych walutach. Bilans należy uzupełnić zgodnie z zestawieniem obrotów i sald kończącym poprzedni rok w innym systemie księgowym.

W kolejnym kroku należy uzupełnić informacje w RZiS. Pozwoli to na wygenerowanie rachunku na koniec roku z uwzględnieniem danych porównawczych za rok miniony. W tym celu w zakładce Księgowość > Księgi Handlowe > Konfiguracja wybieramy kafelek Układ rachunku zysków i strat.

We wskazanej pozycji wpisać należy wartości zgodne z RZiS kończącym poprzedni rok obrotowy.  Każdą wprowadzoną kwotę należy zatwierdzić przyciskiem Zmień.

WAŻNE

Aby mieć możliwość wygenerowania Bilansu i RZiS w bieżącym roku z uwzględnieniem danych porównawczych za rok ubiegły należy w programie utworzyć wcześniejszy rok obrotowy (pusty) aby w programie pojawiła się odpowiednia informacja, że taki rok istniał.

2. Rozpoczęcie pracy w programie Systim w trakcie roku obrotowego - Księgi Handlowe

W sytuacji, gdy w trakcie roku zmienić chcemy system księgowy i rozpoczynamy pracę w programie Systim, wstępna procedura jest analogiczna jak powyżej. Ponieważ jednak do momentu rozpoczęcia pracy w Systim z pewnością miały już miejsce jakieś operacje i zdarzenia gospodarcze musimy uwzględnić ich wartość w ewidencji księgowej.  W tym celu, na podstawie zestawienia obrotów i sald wygenerowanego z innego systemu księgowego, wprowadzamy odpowiednie kwoty do programu wykorzystując w tym celu opcje nowego zapisu. W zakładce Księgowość > Księgi Handlowe > Dodaj zapis wprowadzamy dokument stan początkowy.

Kolejnym krokiem jest dokładne przeniesienie obrotów narastająco po stronie WN i MA z kont wynikowych i bilansowych.

Jeśli chcemy, aby w programie w Rozrachunkach widoczne były wszystkie niezapłacone faktury od i dla kontrahentów, musimy do dokumentu wprowadzić poszczególne zapisy dokumentujące rozrachunki. W przeciwnym wypadku możemy wpisać ogólna kwotę (sumę) obrotów.

3. Rozpoczęcie pracy w programie Systim w trakcie roku obrotowego - KPiR

Dla potrzeb prowadzenia księgowości w książce przychodów i rozchodów nie ma potrzeby wprowadzania sald na początek roku podatkowego. Możemy ewentualnie wprowadzić kwotę remanentu początkowego, jeśli taki wystąpił.

Jeśli natomiast księgowość przenosimy do Systim w ciągu roku z innego programu, to kwoty przychodów i kosztów poprzedniego okresu musimy wprowadzić osobnymi zapisami.

W zakładce Księgowość > KPiR > Dodaj zapis otwieramy nowy dokument i wybieramy rodzaj zapisu jako przychód lub koszt.

Na podstawie podsumowania KPiR prowadzonego od początku roku wpisujemy kwoty w odpowiednie kolumny ewidencji na początek miesiąca, od którego prowadzić będziemy ewidencję w Systim.

Możliwe są w tym przypadku dwie opcje wprowadzenia danych. Wartości możemy wpisać na podstawie podsumowania całego minionego okresu po stronie przychodów i kosztów. Zapisy można także wprowadzić w podziale na poszczególne miesiące. W drugim przypadku na koniec każdego minionego okresu wprowadzamy osobny dokument z uwzględnieniem podsumowania miesięcznego KPiR prowadzonego w innym programie. Ten sposób spowoduje że w każdym miesiącu będziemy widzieli kwoty przychodów i kosztów.