1. Ustawienia konfiguracyjne – podatki właściciela

Ustawienia programu związane z rozliczeniem podatku odnajdziemy w zakładce Księgowość > KPiR > Konfiguracja. Tutaj otworzy się ekran z ustawieniami. Przechodzimy do sekcji Dane firmy i ustawienia.

W otwartym oknie wybieramy parametry dotyczące naszej firmy. Wybieramy rodzaj podatnika i uzupełniamy podstawowe dane.

W kolejnych krokach wybieramy rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej i sposób opodatkowania; na przykład w przypadku KPiR wybieramy stawkę 12% dla opodatkowania wg skali lub 19% dla podatku liniowego. W przypadku gdy opodatkowanie jest na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wybieramy tylko rodzaj ewidencji księgowej. Wyboru odpowiedniej stawki ryczałtu dokonujemy na bieżąco, podczas wprowadzania dokumentów przychodowych lub księgowań. Informacje pozwolą na prawidłowe przeliczenia zaliczek na podatek, przygotowanie zestawień podatkowych w ciągu roku jak i przygotowanie odpowiedniej deklaracji rocznej na podstawie danych wprowadzonych w programie. Tutaj podatnik określa także czy jest czynnym podatnikiem VAT.

W tym miejscu określamy także, czy zaliczki na podatek PIT płacimy kwartalnie, czy miesięcznie.

Jeśli użytkownik będzie prowadził ewidencję dla celów rozliczenia VAT po dokonaniu wyboru i zatwierdzeniu danych powinien przejść do kolejnej zakładki aby określić w jakich okresach będą przygotowywane deklaracje JPK V7. Dokonujemy tego z poziomu Księgowość > KPiR > Zestawienie podatkowe VAT.

Przechodząc do wskazanego zestawienia możemy określić czy właściwymi okresami dla celów podatku VAT będzie miesiąc czy kwartał. W tym celu klikamy w literę m/k widoczną po prawej stronie zestawienia. Spowoduje to zmianę sposobu rozliczania od miesiąca, w który kliknęliśmy.

2. Naliczanie składek ZUS właściciela i ich uwzględnianie w kosztach.

W zakładce Księgowość > KPiR > Składki ZUS właściciela możemy przygotować informacje o naliczonych składkach za dany okres, a następnie utworzyć na ich podstawie deklaracje DRA. W tym miejscu warto jednak najpierw przejść się do danych właściciela aby przygotować informacje niezbędne do deklaracji. 

W zakładce Kadry i Płace przechodzimy do danych właściciela. Dla potrzeb przygotowania deklaracji w zakładce Kadry > Właściciele > Dodaj właściciela uzupełniamy Dane osobowe o numer PESEL, oznaczamy płeć i uzupełniamy datę urodzenia i następnie na kolejnych zakładkach wpisujemy adres zamieszkania oraz informacje o kodzie ubezpieczenia.

Pola oznaczone zieloną gwiazdką są obowiązkowe dla prawidłowego rozliczenia z ZUS i należy je wypełnić, jeśli mają zastosowanie w danym przypadku (przykładowo - drugie imię jest obowiązkowe, ale uzupełniamy oczywiście tylko wtedy, jeśli takie posiadamy).

Następnie przechodzimy do zakładki "Adresy" i wprowadzamy adres zamieszkania.

Kolejną zakładką jest "ZUS" - tutaj uzupełniamy kod tytułu ubezpieczenia, w większości przypadków będzie to "00" (dwa zera).

Teraz możemy przygotować naliczenie składek ZUS. Przechodzimy ponownie do zakładki Składki ZUS właścicieli korzystamy z zielonego kafelka Dodaj składki.

W nowo otwartym oknie ustalamy okres za jaki mają być naliczone składki i następnie korzystamy z kafelka Wybierz rodzaj. Po kliknięciu otworzy się okno z rodzajami składek. Wybieramy właściwą dla podatnika. Program uzupełni podstawy oraz naliczy składki zgodnie dokonanym wyborem.

W przypadku gdy przenosimy dane z innego programu i naliczyć chcemy właściwą składkę zdrowotną dla przedsiębiorcy opodatkowanego na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym należy wpisać informację o dochodzie z miesiąca poprzedniego, który stanowi w tym wypadku podstawę naliczenia składki zdrowotnej.

Na podstawie utworzonych zapisów będzie można przygotować deklarację do ZUS-u za okres zgodny z utworzonymi składkami właściciela. Tworzymy je przechodząc do zakładki Kadry i płace > Kadry > Deklaracje ZUS. Deklaracje nie są edytowalne dlatego przed utworzeniem deklaracji warto sprawdzić prawidłowość i kompletność wcześniej wprowadzonych danych.

3. Przeniesienie ewidencji środków trwałych

Informacje o wykorzystywanych w firmie środkach trwałych znajdują się zakładce Księgowość > KPiR > Środki trwałe i WNiP. Dodajemy informacje o posiadanych w firmie środkach na podstawie Ewidencji Środków z poprzedniego systemu księgowego. W ewidencji są dane dla każdego środka związane z datą nabycia i wprowadzenia do ewidencji, wartością początkową, stawką amortyzacyjną, dotychczasowym umorzeniu.

Aby w programie można było kontynuować naliczenia amortyzacji, należy uzupełnić odpowiednie wartości w ostatniej zakładce zawierającej informacje o danym środku trwałym – WNiP. Wprowadzamy tutaj od kiedy amortyzujemy środek w Systim, i jakie było dotychczasowe umorzenie.

4. Remanent początkowy

Dla potrzeb prawidłowego rozliczenia podatku i przygotowania rocznej deklaracji niezbędne jest wprowadzenie remanentu początkowego. Wpis wprowadzamy bezpośrednio z zakładki Księgowość > KPiR > Dodaj zapis. W oknie wybieramy rodzaj wpisu i uzupełniamy daną kwotę.

5. Rozpoczęcie pracy w programie w ciągu roku

a) Przychody i koszty

Gdy prace w Systim rozpoczynamy w trakcie roku podatkowego ważne jest uzupełnienie informacji o osiągniętych przychodach i poniesionych kosztach, które wprowadzono w poprzednim systemie. Takie dane uzupełniamy bezpośrednio w zakładce Księgowość > KPiR poprzez dodanie nowego zapisu. Na podstawie wygenerowanej książki przychodów i rozchodów z poprzedniego programu dodajemy dwa zapisy w pierwszym dniu okresu rozpoczęcia ewidencji w Systim. Jeden po stronie przychodów w odpowiednich kolumnach i drugi po stronie kosztów.

Kolejne wpisy dodajemy już zgodnie z otrzymanymi dokumentami.

b) Ewidencja dla potrzeb VAT

Jeśli z ewidencji poprzednich okresów wynika przeniesienie kwoty VAT naliczonego do pierwszej deklaracji, która zostanie wygenerowana w Systim musimy pamiętać o wprowadzeniu tej kwoty, poprzez uzupełnienie pola 39 w pierwszej deklaracji generowanej w Systim. Deklaracje przygotowujemy w zakładce KPiR > Deklaracje > Plik JPK V7 i właściwą wartość wpisujemy podczas edycji dokumentu.

Zdarzyć może się także sytuacja, że w poprzednim systemie zaksięgowaliśmy fakturę do pozycji kosztów, ale VAT do odliczenia możliwy jest w kolejnym okresie - czyli już w nowym programie. W takim wypadku w zakładce KPiR > VAT naliczony wprowadzamy zapis tylko do rejestru VAT. Informacje z takiej faktury zostaną pobrane do części ewidencyjnej pliku JPKV7.

c) Składki właściciela

Jeżeli składki zostały uwzględnione w kosztach podatkowych w poprzednim programie nie ma potrzeby dodawania ich w systemie.

W przypadku, gdy użytkownik nie zalicza składek do kosztów tylko uwzględnia je w samym naliczeniu zaliczki na podatek oraz wykazuje w rocznej deklaracji, informacje w programie trzeba utworzyć poprzez dodanie wcześniejszych naliczeń składek. Przygotowujemy je chronologicznie od początku roku i zaznaczamy opcje, aby się nie księgowały.