Terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych określa art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 1 tej ustawy, księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych można przeprowadzić w dwóch etapach:
1. Wstępne zamknięcie ksiąg
Aby zamknąć księgi na koniec roku obrotowego, należy przejść do zakładki Księgowość –> Księgi Handlowe –> Konfiguracja –> Lata obrotowe i bilans otwarcia. Następnie klikamy opcje przy odpowiednim roku obrotowym, wchodzimy w edycję roku i zaznaczamy okno "ZAMKNIĘTY". Zmiany należy zapisać.
W tym momencie przy wybranym roku obrotowym pojawi się ikona zamkniętej kłódki w kolorze szarym.
Zamknięcie roku powoduje, że wykonane w tym roku operacje nie mogą już być edytowane, oraz że nie można już do nich nic dopisywać. Zalecane jest używanie tej opcji po zakończeniu danego roku, aby żaden dokument celowo czy przypadkiem nie został zaksięgowany w dany rok księgowy.
Tak zamknięty rok obrotowy można ponownie otworzyć. Aby to zrobić, należy ponownie przejść do opcji, odznaczyć okienko "ZAMKNIĘTY" i zapisać zmiany.
2. Trwałe zamknięcie roku obrotowego.
Aby trwale zamknąć rok obrotowy, należy kliknąć w ikonę szarej kłódki. Na ekranie pojawi się komunikat wymagający potwierdzenia wykonania tej operacji.
Po zatwierdzeniu operacji wyświetli się kolejne okno potwierdzające wykonanie trwałego zamknięcia roku obrotowego. W celu potwierdzenia wykonania operacji należy wpisać w okno komunikatu rok, w którym kończy się dany rok obrotowy, który próbujemy zamknąć, a następnie zatwierdzić.
Po wykonaniu operacji kłódka zmieni kolor na żółty. Operacja ta jest zgodnie z ustawą o rachunkowości nieodwracalna.
Po zatwierdzeniu trwałego zamknięcia roku obrotowego nie będzie można już danego roku otworzyć ani edytować, czy usunąć żadnego wpisu w zakładce Księgowość. Dodanie nowego dokumentu np. w sprzedaży (przy włączonym automatycznym księgowaniu), czy nowego księgowania w tym roku obrotowym, zakończy się wyświetleniem komunikatu "wystąpił błąd podczas księgowania faktury: rok obrotowy jest zamknięty lub nie istnieje".
Możliwe jest natomiast dodanie dopisku do zamkniętego roku obrotowego. Ma to na celu umożliwienie np. poprawienia zapisów VAT, co jest wymagane aby skorygować deklaracje JPK_V7 czy VAT EU. W celu poprawnego dodania dokumentu przy wprowadzaniu księgowania konieczne jest zaznaczenie okna "dopisz do trwale zamkniętego roku obrotowego".
Opcja ta dostępna jest wyłącznie w module księgowość, przy wprowadzaniu księgowania, bądź przy księgowaniu z danego dokumentu (np. z faktury) poprzez kliknięcie opcji "zaksięguj". Nie ma takiej możliwości w księgowaniu masowym dokumentów, a także w księgowaniu automatycznym po dodaniu faktury czy innego dokumentu.
Tak wprowadzony dokument będzie trwale oznaczony jako dokument "dopisany do zamkniętego roku obrotowego" i nie będzie już mógł zostać zmieniony czy usunięty. Poprawki możemy wykonać jedynie wykonując storno kolejnym dokumentem.
