Aby zamknąć rok księgowy należy się najpierw upewnić, że wykonane zostały wszystkie księgowania roku ubiegłego. Następnie wchodzimy w moduł księgowość -> Zakładka księgi handlowe -> konfiguracja -> lata obrotowe. Tutaj przy roku obrotowym który chcemy zamknąć wybieramy "opcje" i "księgowanie końca roku".
Program automatycznie wyświetli tutaj okienko z podliczonymi kwotami z kont, które mają być przeksięgowane na koniec roku. Na tym etapie należy przejrzeć wyświetlone księgowania, zweryfikować czy zawierają one nasze wszystkie konta przychodowe i kosztowe, oraz czy wyświetlone kwoty są zgodne z zestawieniem obrotów i sald i czy księgowania są prawidłowe tzn. koszty i przychody są wyksięgowane na wynik finansowy a podatek na konto podatku dochodowego.
Jeśli w tym oknie nie pojawią się niektóre konta to może to znaczyć, że albo na tych kontach nie były księgowane żadne kwoty, albo że dane konto nie występuje we wzorcowym szablonie "zamknięcie roku". Jeśli tak jest, możemy albo kwoty i księgowania ręcznie na dokumencie poprawić, albo możemy opuścić to okno (na chwilę obecną jeszcze nic nie zostało zapisane) i przejść do opcji konfiguracja -> szablony dokumentów księgowych, tutaj wejść w edycję szablonu wzorcowego księgowań o nazwie "Zamknięcie roku księgowego". Tutaj znajduje się szablon wzorcowy używany przez program do księgowania końca roku. Możemy wprowadzić w nim zmiany np. dodać, poprawić czy usunąć wybrane konta czy wzorcowe zapisy. Na koniec zapisujemy. Tak zapisany szablon będzie wzorcem do wykonania księgowania końca roku.
Powróćmy jednak do opcji lata obrotowe -> "opcje" -> "księgowanie końca roku". Gdy uzupełnimy już wszystkie księgowania to upewnijmy się, że zaznaczony jest na górze tej strony przycisk "zamknij ten rok księgowy". gdy już go zaznaczymy klikamy "zapisz na dole strony". Księgowania zamknięcia roku zostaną wykonane i program zamknie ten rok obrotowy. Od tego momentu nie będzie możliwe księgowanie dokumentów w ten rok.
W sytuacji gdyby okazało się, że popełniliśmy błąd techniczny, można wejść ponownie w opcję "lata obrotowe" -> "opcje" i kliknąć opcję "edycja roku obrotowego". Tam można odznaczyć ptaszek przy opcji "zamknięty" i kliknąć "Zapisz". Rok zostanie ponownie otwarty i będziemy mogli dodać brakujące księgowania czy zmodyfikować istniejące. Jeśli chcemy, możemy wówczas usunąć księgowanie końca roku, tak by wprowadzić je ponownie. Możemy do tego znów użyć opcji "księgowanie końca roku" tak jak to opisano już wcześniej.
Księgowanie końca roku można również wykonać samodzielnie, wykonując po prostu księgowanie dokumentu Polecenie Księgowania, następnie wchodząc w "edycja roku obrotowego" i tam zaznaczając "zamknięty" i zapisując.
Następnie możemy utworzyć nowy rok obrotowy.
Następnie gdy zostanie już zaakceptowany zysk/strata, to należy wykonać księgowanie przeksięgowujące zysk/stratę na odpowiednie konto. Księgowanie te dodajemy zwykłym dokumentem "polecenie księgowania" w nowym roku obrotowym.
Aby bezpiecznie przetestować sposób zamykania roku księgowego i otwierania kolejnych lat można założyć na stronie www.systim.pl bezpłatne 30-dniowe konto testowe i tam przeprowadzić próby.
