Faktura VAT - jakie dane musi zawierać?

Faktura jest dokumentem, który potwierdza zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Faktura może być wystawiana w formie elektronicznej, jak i papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Faktura musi posiadać niezbędne elementy danych, aby mogła być uznana za fakturę. Obowiązek umieszczenia na fakturze niezbędnych danych przestrzegany jest przez przepisy prawa - ustawa o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że nie przestrzeganie tego obowiązku wiąże się z konsekwencją prawną i nieprzyjemnościami związanymi z wystawieniem nieprawidłowej faktury.

Według przepisów prawa, a dokładnie wg art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura musi zawierać w swojej treści następujące dane:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób
• jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

** Dodatkowo mali podatnicy rozliczających się metodą kasową, muszą opatrzyć swoje faktury adnotacją „metoda kasowa”.

Na wystawianej przez przedsiębiorców fakturze, musi przede wszystkim znaleźć się "data wystawienia". Natomiast "data sprzedaży" została zastąpiona "datą dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów" i nie jest ona wymagana - umieszcza się ją tylko na fakturze w przypadku, gdy ta data jest określona i różni się od daty wystawienia.

W obecnie obowiązujących przepisach prawa opatrzenie faktury datami wygląda następująco:

• "data wystawienia" - pozostaje bez zmian, jest nadal umieszczana na druku dokumentu faktury,
• "data sprzedaży" jest zastąpiona przez "datę dokonania/zakończenia dostawy towarów" - zamiast daty sprzedaży obecnie podaje się „datę dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów". Przy czym nie ulega wątpliwości, że data sprzedaży stanowi w istocie datę wykonania danej czynności, czyli datę dostawy towaru lub też datą wykonania usługi.

Oprócz obowiązkowych elementów danych (art. 106e ustawy o VAT) na fakturze, muszą znaleźć się także oznaczenia typowe dla określonego rodzaju statusu podatnika. Oznaczenia powinny być dodane w formie adnotacji, i są to między innymi:

• Dodatkowa informacja o podstawie prawnej - dodają ją tylko podatnicy zwolnieni z VAT. Na fakturze zw. z VAT, powinna znaleźć się podstawa prawna uprawniającą do zwolnienia. Takiej adnotacji nie muszą podawać zwolnieni ze względu na nieprzekraczanie limitu obrotu w wysokości 150 000 zł.
• Oznaczenie "faktura VAT RR" - adnotacja powinna być dodana przez nabywców towarów od rolników ryczałtowych.
• Adnotacja "odwrotne obciążenie" - odnosi się do dostaw towarów lub usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o VAT.
• Adnotacja "metoda kasowa" - skierowana do małych podatników, którzy wybrali metodę kasową i zadeklarowali swój wybór na druku VAT-R w urzędzie skarbowym.
• Adnotacja "samofakturowanie" - dodawana jest na fakturze sprzedaży (lub otrzymanej dokumencie potwierdzającym otrzymanie zaliczki) przez nabywcę towarów lub usług w przypadku, gdy faktury wystawiane są w imieniu sprzedawcy.
• Adnotacja “procedura marży dla biur podróży” - powinna być dodana przy sprzedaży, w której podstawą jest procedura VAT marży, np. przy świadczeniu usług turystyki (w tym wypadku podstawą opodatkowania jest marża).

Wprowadzone zmiany w VAT zniosły obowiązki dotyczące umieszczania niektórych określeń na fakturach. Używanie starych określeń nie jest błędne, ale nie jest też wymagane przez przepisy prawa. Zmiany w ustawie o VAT przyniosły znaczne ułatwienia dla przedsiębiorców w wystawianiu faktur, z których mogą swobodnie korzystać. Między innymi:

• Wyrażenie “faktura VAT” - wcześniej było obowiązkowe na fakturze, obecnie nie jest ono wymagane. Jeżeli faktura będzie posiadała wyżej wymienione elementy (z art. 106e ustawy o VAT), będzie uznana za prawidłową.
• Oznaczenie "kopia" i "oryginał" - wcześniej były obowiązkowe, obecnie te oznaczenia nie są wymagane na fakturze.
• Pieczątki firmowe i podpisy - wcześniej były obowiązkowe, obecnie nie ma potrzeby umieszczania podpisów i pieczątek na dole faktury.
• Element obowiązkowych danych na fakturze "data sprzedaży" zastał zastąpiony przez "datę dokonania/zakończenia dostawy towarów".
• Numer rejestracyjny pojazdu - wcześniej numer rejestracyjny pojazdu był obowiązkowy, obecnie nie jest wymagany.

W obecnie obowiązujących przepisach od 1 stycznia 2014 roku przedsiębiorca powinien wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, ale jednocześnie nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tych czynności. Oznacza to, że wystawienie danej faktury wcześniej lub później niż w określonym terminie jest wadliwe – grozi to konsekwencjami karnymi (np. kara grzywny).

Jednakże i w tym przypadku istnieją wyjątki od reguły. Mianowicie fakturę wystawia się nie później niż:

• 30-ego dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
• 60-ego dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) - przy czym w przypadku gdy umowa będzie przewidywać rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 120-ego dnia od pierwszego dnia wydania towarów;
• 90-ego dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
• 7-ego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji, gdy w umowie nie będzie określonego terminu zwrotu opakowania, fakturę będzie się wystawiać nie później niż 60-ego dnia od dnia wydania opakowania;
• z upływem terminu płatności - w przypadku: - dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, - LUB świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, || z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.