Jak sprawdzić dlaczego RZiS czy Bilans wylicza się błędnie?
Pierwszy etapem weryfikacji prawidłowości bilansu czy tez RZiS jest ustalenie, która pozycja w tych sprawozdaniach jest nieprawidłowa.
Jeśli w bilansie znajdziemy błędną pozycję (np. B.I), należy przejść do modułu Księgowość -> Konfiguracja i odpowiednio do „Układ Rachunku Zysków i Strat” lub „Układ Bilansu”.
W przypadku RZiS należy upewnić się, że wszystkie nadrzędne pozycje drzewka (oznaczone literami A, B, C, D itd., bez dodatkowych cyfr i liter) mają prawidłowo przypisane ustawienia w polu „Rodzaj”, czyli: przychody, koszty, zysk/strata, podatek itp.
Następnie klikamy na wybraną pozycję w drzewku. Po prawej stronie pojawi się informacja „Lista kont wchodzących w pozycję bilansu”. W tym miejscu można sprawdzić, jakie konkretnie konta są wliczane do danej pozycji w RZiS lub Bilansie. Jeśli pozycja nie zawiera takiej listy, może to oznaczać, że zawierają ją jej pozycje podrzędne.
Warto pamiętać, że pozycje nadrzędne zazwyczaj sumują wartości pozycji podrzędnych. W RZiS istnieją jednak pozycje informacyjne/uszczegóławiające, które nie są sumowane. W takich przypadkach pojawia się informacja „Nie uwzględniaj przy sumowaniu wierszy RZiS”.
Należy sprawdzić, czy przypisane konta są prawidłowe i kompletne – zwłaszcza czy wszystkie wymagane konta zostały uwzględnione w danej pozycji RZiS/Bilansu. Jeśli jakiegoś konta brakuje lub jest przypisane nieprawidłowo, należy je odpowiednio dodać lub usunąć.
Aby to zrobić przechodzimy do zakładki Księgowość -> Konfiguracja -> Plan kont. Tutaj wybieramy dane konto z drzewka i po kliknięciu na nie przechodzimy do edycji. Upewniamy się, że dane konto w pozycji "Rodzaj" ma określone, czy jest to konto bilansowe czy wynikowe, czyli czy jego saldo będzie pobierane do Bilansu czy do RZiS. Jeśli nie ma być ujmowane w sprawozdaniu, to wybierzmy "nieujmowane w Bilansie ani RZiS". Poniżej należy wybrać pozycję, w której saldo danego konta ma być uwzględnione.
I tak zależnie czy jest to konto bilansowe czy wynikowe zwrócić musimy uwagę na inne kwestie. Dla kont bilansowych istotne jest określenie typu konta, czyli czy jest to konto zwykłe, rozrachunkowe czy inne. Przy kontach rozrachunkowych możliwe jest przypisanie osobno salda strony WN i osobno salda strony MA do właściwych pozycji bilansu. Tutaj należy wybrać sposób wliczania do bilansu; saldem konta, saldem każdej ze stron czy też obrotami konta.
W przypadku kont wynikowych niezbędne jest określenie pozycji RZiS oraz określenie , które strony salda mają być uwzględnione: WN czy MA. W tym wypadku nie ma możliwości oznaczenia, że jest to konto rozrachunkowego. Konta wynikowe mogą być także uwzględniane tylko dla potrzeb obliczenia podatku. Aby tak się stało powinny być oznacz one parametrem „przychód/koszt wyłącznie podatkowy”.
W kolejnym kroku należy sprawdzić, czy żadne z kont nadrzędnych lub podrzędnych nie jest błędnie przypisane do tej samej lub innej pozycji Bilansu/RZiS. Może to prowadzić do sytuacji, w której to samo konto i jego konto podrzędne są sumowane dwukrotnie.
Jeśli konta przypisane do poszczególnych pozycji Bilansu/RZiS ustawione są prawidłowo, to ostatnią rzeczą, którą możemy sprawdzić są księgowania na kontach. Pierwszym z nich jest opcja w module Księgowość -> Raporty -> Operacje dla konta. Tutaj znajdziemy wszystkie księgowania na danym koncie (w przypadku RZiS - wraz z księgowaniem, które przenosi zbiorczy wynik operacji z konta kosztowego lub przychodowego na konto "wynik finansowy"). Należy się upewnić, że wprowadzone zostały wszystkie księgowania w danym roku i ich suma, oraz wynikające z niej saldo konta, są poprawne.
Druga opcja to raport "zestawienie obrotów i sald" czyli zestawienie wszystkich kont zawierające informacje o sumie zapisów w danym okresie i saldzie konta na koniec danego okresu. Salda z tych kont przenoszone są zgodnie z ustawieniami właśnie do bilansu i RZiS
W przypadku RZiS należy pamiętać, że na koniec roku wykonujemy księgowania końca roku, które „zerują” konta przychodowe i kosztowe, przenosząc zawarte na nich kwoty na konto "wynik finansowy". W związku z tym salda kont wynikowych (kosztowych i przychodowych) na raporcie kończącym rok powinny być zerowe. Jeśli na jakimś koncie pozostała nie przeksięgowana kwota, to znaczy, że księgowania końca roku nie zostały wykonane poprawnie.
W przypadku RZiS należy pamiętać, że na koniec roku wykonuje się księgowania zamykające rok, które „zerują” konta przychodowe i kosztowe, przenosząc ich wartości na konto „Wynik finansowy”. W związku z tym, na raporcie kończącym rok salda kont wynikowych (kosztowych i przychodowych) powinny wynosić zero. Jeśli na jakimś koncie pozostała nieprzeksięgowana kwota, oznacza to, że księgowania końca roku nie zostały wykonane poprawnie.
Należy też upewnić się, że prawidłowo ustawione jest konto "Wynik finansowy" w Księgowość -> Konfiguracja -> Konta domyślne (standardowo jest to konto 860). W planie kont dla konta "Wynik finansowy" powinna być również ustawiona opcja " podczas obliczania RZiS nie uwzględniaj kwot wyksięgowanych na to konto". Opcja ta nie powinna być ustawiona dla żadnego innego konta poza kontem "Wynik finansowy".
