Różnice kursowe pobierane są z danych faktur i płatności – zakładka Sprzedaż lub Zakup oraz zakładka Płatności. W związku z czym, aby zostały automatycznie naliczone różnice kursowe, należy wprowadzić w programie najpierw faktury i płatności, a dopiero później przejść do księgowania różnic kursowych (oraz powiązanych faktur i płatności).

1. DODAWANIE FAKTUR – zakładka sprzedaż lub zakup
Aby dodać fakturę sprzedaży walutową, należy wejść w zakładkę „Sprzedaż i magazyn” poniżej „Sprzedaż”. Następnie po otwarciu strony należy kliknąć zielony przycisk „dodaj fakturę” - w prawym górnym rogu.

W nowym oknie otworzy się wówczas formularz do wypełnienia o nazwie „nowy dokument sprzedaży”. W polu „rodzaju dokumentu” należy wybrać z listy rodzaj „faktura w walucie (FVW)”. Następnie należy wypełnić resztę pól, m.in.: daty, odbiorcę, konto, nabywcę, numer dokumentu.

Poniżej znajduje się ważna opcja do wybrania - pole „waluta„ oraz data, kurs waluty (tutaj należy kliknąć myszką na ikonę pieniędzy, aby wybrać kurs waluty z tabeli, która pojawi się w prawym dolnym rogu. Klikamy na wybraną walutę lub wybieramy datę i klikamy obok przycisk „pobierz”).

Jeszcze niżej należy wybrać produkt z tabeli „znajdź produkt”. Wówczas po wybraniu system wypełni wszelkie pola ceny, ilość, nazwę itp. (można również wprowadzić nowy produkt).

Kiedy wszystko już zostaje wypełnione, trzeba kliknąć na dole strony „zapisz”.

Po zapisaniu dokumentu (faktury sprzedaży) system przenosi automatycznie na stronę główną sprzedaży - z listą wszystkich faktur.

Uwaga! Te same czynności można oczywiście wykonać także dla faktur zakupowych. Różnice kursowe również można zaksięgować z faktur zakupowych, a nie tylko sprzedażowych.

--------------
2. PŁATNOŚĆ DO FAKTURY – zakładka płatności
Płatność do faktury walutowej można dodać od razu przy wystawianym dokumencie, jeżeli oznaczy się termin płatności, jako 0 lub formę płatności jako gotówka. W innym wypadku należy dodać płatność do faktury ręcznie (po wystawieniu faktury), to właśnie wtedy mogą powstać różnice kursowe - dodatnie lub ujemne zależne od tego, w jakim terminie zostanie dodana płatność do faktury (jak zmieni się kurs danej waluty).

W związku z powyższym, jeżeli zostanie dodana płatność do faktury w późniejszym czasie, to na liście wszystkich dokumentów trzeba odnaleźć nowo dodaną fakturę walutową i w kolumnie „zapłacono” kliknąć ikonę złotych pieniędzy („dodaj płatność”).

Wypełniamy odpowiednio cały formularz (zazwyczaj zostanie on automatycznie uzupełniony na podstawie faktury). Przede wszystkim wypełniamy pole waluta, kurs waluty itp. Dokument płatności zostaje dodany i powiązany z daną fakturą.


W zależności od kursu waluty powstanie określony rodzaj różnicy kursowej. Jeżeli więc płatność nie zgadza się z wartością faktury (jest większa lub mniejsza), to na liście płatność ta będzie nadal widniała jako nierozliczona. Dlatego też należy w tej samej kolumnie „Zapłacono” (gdzie wcześniej dodawaliśmy płatność), zaznaczyć pusty kwadrat obok i na samej górze kliknąć przycisk „Zapisz”.


Wartość płatności w kolumnie Zapłacono zostanie oznaczona na kolor niebieski.

-------------------
3. KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW – moduł księgowość
Po dodaniu faktury i płatności, należy zaksięgować ww. Dokumenty (po to, aby kwoty poprawnie pojawiły się na deklaracjach, raportach, zestawieniach itp.).

W zależności od tego, czy w module Księgowość w zakładce Konfiguracja ustawione jest księgowanie automatyczne, należy wykonać daną czynność:

Wyłączone księgowanie automatyczne. W tym wypadku należy w zakładce Sprzedaż, na liście wszystkich faktur odnaleźć dodaną wcześniej fakturę walutową i kliknąć ikonę opcje i wybrać z listy opcję „zaksięguj dokument”. System przeniesie użytkownika do okna dodawania księgowania, a wszystkie dane będą już poprawnie uzupełnione - zaczytane z wystawionej faktury walutowej. Wystarczy dane księgowanie sprawdzić i zapisać. Księgowanie zostanie dodane do listy wszystkich księgowań w programie.


Włączone księgowanie automatyczne. Jeżeli jednak w Konfiguracji w module Księgowość zostanie włączone księgowanie automatyczne, to system sam zaksięguje fakturę walutową – bez potrzeby wybierania ręcznie opcji „zaksięguj dokument” (tak jak wyżej).

Warto jeszcze wspomnieć, że można zaksięgować różnice księgowe, pomijając ww. czynności księgowania dokumentów. W tym celu należy przejść do modułu Księgowość zakładka KPiR i w dolnej belce przeglądarki wybrać opcję „zaksięguj różnice kursowe”.

Uwaga! Należy pamiętać, że jeżeli pominiemy księgowanie dokumentów i przejdziemy od razu do księgowania różnic kursowych (wg ww. Kroku), a będziemy generowali deklaracje, czy inne dokumenty (np. zestawienia, raporty), to musimy posiadać potrzebne dane w programie. W związku z czym trzeba będzie również zaksięgować te dokumenty, aby posiadać pełne dane w systemie.

---------------
4. KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH
Jeżeli powstały jakieś różnice kursowe, to w module Księgowość po zaksięgowaniu ww. dokumentów, należy w inne operacje wybrać opcję „zaksięguj różnice kursowe”.

W nowym oknie wybieramy miesiąc i zatwierdzamy daną operację.

Pojawi się okno z informacją, iż różnice kursowe zostały automatycznie zaksięgowane i dodatkowo utworzy się nowe księgowanie o nazwie „zestawienie ujemnych różnic kursowych faktur sprzedażowych lub zakupowych XYZ”.

Kliknięcie w podany napis (link) spowoduje, iż system przeniesie użytkownika do danego księgowania. Tutaj należy sprawdzić, czy wszystko jest poprawnie zaksięgowane.

UWAGA! Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że jeżeli w programie nie są wystawiane (wprowadzane) faktury (w module Sprzedaż i Magazyn) tylko są one od razu księgowane (w module Księgowość), to księgowanie różnic kursowych można dodać tylko ręcznie.

W związku z tym należy przejść do modułu Księgowość i dodać nowe księgowanie ręcznie, poprzez przycisk „dodaj zapis”. Należy ręcznie je obliczyć i wprowadzić poprawne księgowanie - wprowadzenie pełnego księgowania z obliczonymi ręcznie różnicami księgowymi. Dla szerszego wyjaśnienia:
- jeżeli różnice kursowe są dodatnie, to należy zaksięgować je w KPiR jako "przychód" podając prawidłowa kwotę w kolumnie 8: "Pozostałe przychody (kol. 8):".
- jeżeli różnice kursowe są ujemne, to należy zaksięgować w KPiR jako "koszt" podając kwotę w kolumnie 13 ("Pozostałe wydatki (kol. 13):").

WAŻNE!
Podczas dodawania różnic kursowych proszę sprawdzić czy dany miesiąc dla którego chcemy wprowadzić różnice kursowe jest otwarty.