Różnice kursowe pobierane są z danych księgowych i rozrachunków. W związku z czym, aby zostały naliczone (zaksięgowane) różnice kursowe, należy wprowadzić w programie najpierw zapisy księgowe (dokumenty sprzedaży lub zakupu i dokumenty płatności), a dopiero później przejść do rozliczenia rozrachunków i samego księgowania różnic kursowych.
1. KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW
Zanim ukażemy księgowanie dokumentów w KH i księgowanie różnic kursowych, należy sprawdzić ustawienia księgowe. Mianowicie, w module Księgowość w zakładce Konfiguracja i w ustawieniach „Plan kont” należy mieć zaznaczone opcje poszczególnych kont dla różnic kursowych, jako „walutowe”.
Dla przykładu: w planie kont konto „203-1-x – Kontrahenci” na dole strony powinno być zaznaczona opcja „walutowe”.
Dodatkowo w tej samej zakładce Konfiguracja, ale w opcji Szablony domyślne, należy ustawić domyślny szablon dla różnic kursowych – opcja na samym dole listy „Zestawienie różnic kursowych” - musi być ustawiona jako domyślny szablon „Różnice kursowe”.
Po sprawdzeniu (ustawieniu) danych opcji konfiguracyjnych można przejść do księgowania dokumentów sprzedażowych/zakupowych i płatności.
Jeżeli w module Księgowość w zakładce Konfiguracja włączona jest opcja automatycznego księgowania, to dodane faktury sprzedażowe i zakupowe (z modułu Sprzedaż i Magazyn), zostaną automatycznie zaksięgowane – księgowania będą widoczne w module Księgowość. Natomiast płatności należy wprowadzić poprzez ręczne księgowanie lub skorzystać z opcji importu – import wyciągów bankowych z pliku lub z zakładki „Płatności” (z modułu Sprzedaż i Magazyn).
Jeżeli jednak księgowanie automatyczne jest wyłączone (nie jest wykorzystywany moduł Sprzedaż i Magazyn), to należy faktury sprzedażowe i zakupowe zaksięgować ręcznie, bezpośrednio w module Księgowość. Ewentualnie możliwy jest import faktur z pliku, z innych programów zewnętrznych. Natomiast płatności można też wprowadzić ręcznym księgowaniem lub automatycznie – importując wyciągi bankowe z określonego pliku lub z zakładki „Płatności” (jeżeli korzysta się z modułu Sprzedaż i Magazyn >> Płatności).
Aby dodać nowe zapisy księgowe, należy w module Księgowość w zakładce KH, kliknąć przycisk „dodaj zapis” i uzupełnić formularz księgowania.
Z rodzaju dokumentu należy wybrać z listy „dokument sprzedaży” i wypełnić pola: daty, numer dowodu, kontrahenta, uzupełnić pole opis i poniżej wybrać walutę (wraz z datą waluty oraz pobraniem kursu waluty).
Poniżej możemy pominąć sekcję Rejestr VAT (klikając po prawej stronie na opcję „nie„) i przejść do samego księgowania. Poniżej należy uzupełnić pole opis operacji, po stronie „WN” wpisać kwotę, wybrać konto (np. „203-1-x”), natomiast po stronie „MA” kwota zostanie uzupełniona automatycznie, należy jeszcze wybrać konto dotyczące danej operacji. Na koniec należy dane księgowanie zapisać.
Uwaga! Tak jak wspominaliśmy wcześniej, możliwy jest jeszcze import faktur z pliku (z innych programów zewnętrznych), nie tylko księgowanie ręczne (wyżej ukazane w przykładzie).
W tym celu należy w module Księgowość w zakładce KH wybrać opcję „import faktur„, znajdującej w zakładce Inne Operacje . Otworzy się nowe okno z opcjami do wyboru: wybór pliku do zaimportowania, źródło faktur, szablon księgowania faktury sprzedażowej lub zakupowej , zakres faktur (wszystkie lub określony zakres).
Następnie po zapisaniu księgowania należy dodać kolejny zapis księgowy dotyczący płatności, np. „raport kasowy” lub „wyciąg bankowy”. Procedura wypełniania księgowania jest prawie identyczna jak przy księgowaniu dokumentów sprzedaży czy zakupu. Na samej górze wybiera się rodzaj dokumentu (np. wyciąg bankowy), uzupełnia się pola z datami, opisem i kontrahentem. Następnie wybiera się walutę w polu „Waluta”.
W sekcji księgowania uzupełnia się pole z opisem, datą i kursem waluty (jeżeli wyciąg bankowy jest w walucie obcej). Natomiast po stronie „WN” wybiera się konto dotyczące danej operacji z podaniem odpowiedniej kwoty (jaka była przy księgowaniu „dokumencie sprzedaży”), po stronie „MA” kwota zostanie uzupełniona automatycznie, należy także wybrać konto (np. „203-1-x” i wybrać kontrahenta tak jak we wcześniejszym księgowaniu). Księgowanie zapisujemy.
Uwaga! Tak jak wspominaliśmy wyżej, płatności można również dodać automatycznie poprzez import - z modułu „Płatności” lub z wyciągów bankowych. Służy do tego opcja znajdująca się w module Księgowość i zakładce KH -> Inne Operacje o nazwie „importuj wyciągi bankowe”.
W nowym oknie wybiera się rodzaj importu oraz wybiera walutę księgowania. W przypadku importu wyciągów bankowych automatycznie pobierają się kursy walut. Natomiast w przypadku importu z zakładki „Płatności” zostaną zachowane te kursy, które są na płatności).
2. ROZLICZANIE ROZRACHUNKÓW
Następnie po zapisaniu dwóch księgowań dotyczących dokumentów i płatności, należy przejść do zakładki „Rozrachunki”. Tam należy odnaleźć dwa księgowania (np. te, które wyżej wprowadzaliśmy dla przykładu) i kliknąć po prawej stronie na niebieski napis „powiązanie rozrachunków”. Następnie wyświetli się tabela (po lewej stronie), gdzie należy kliknąć zieloną ikonę „przelicz”. Poniżej klikamy przycisk „Zapisz”.
3. KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH
Będąc w dalszym ciągu na stronie „Rozrachunki” lub w zakładce KH ->Inne Operacje należy wybrać opcję „zaksięguj różnice księgowe”. Po kliknięciu ikony wyświetli się formularz, gdzie trzeba wybrać dany okres i następnie kliknąć przycisk „zaksięguj”.
Pojawi się okno z informacją, iż różnice kursowe zostały automatycznie zaksięgowane i dodatkowo utworzy się nowe księgowanie o nazwie (opisie) księgowania takim, jak na szablonie, czyli domyślnie „Różnice kursowe”. Kliknięcie w podany napis (link) spowoduje, iż system przeniesie użytkownika do danego księgowania. Tutaj należy sprawdzić, czy wszystko jest poprawnie zaksięgowane.
WAŻNE!
Podczas dodawania różnic kursowych proszę sprawdzić czy dany miesiąc dla którego chcemy wprowadzić różnice kursowe jest otwarty.
Zobacz również:
Dlaczego nie można zaksięgować różnic kursowych?
