Elektroniczne sprawozdania finansowe

Wiele firm na koniec każdego roku swojej działalności musi przygotowywać tzw. sprawozdanie finansowe. Jest to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe, nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy jest ostatnim dniem roku - 31 grudzień.

Sprawozdanie finansowe składa się co do zasady z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Oprócz tych zasadniczych elementów sprawozdanie finansowe niektórych podmiotów (jednostek) może dodatkowo zawierać: zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, zestawienie zmian w aktywach netto, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie lokat, zestawienie informacji dodatkowych. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej.

Dla wyjaśnienia ww. elementów sprawozdania finansowego:

• Bilans – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
• Rachunek zysków i strat - wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
• Informacja dodatkowa – zawiera ona: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, zawierające opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia np. objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, informacje dotyczące pracowników, a także inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.

Od 1 października 2018 roku weszły w życie nowe przepisy, zgodnie z którymi na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych tylko w formie elektronicznej do KRS i do Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że sprawozdania mają być prowadzone i wysyłane jedynie elektronicznie, co teoretycznie jest ułatwieniem dla przedsiębiorców sporządzających takie sprawozdania. Wymagana jest nie tylko forma elektroniczna, ale także podpisy elektroniczne. Ministerstwo Finansów akceptuje podpis kwalifikowany albo profil zaufany ePUAP. Działa już platforma elektroniczna, umożliwiającą bezpośrednie i darmowe przekazanie dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych oraz edycja gotowych dokumentów eSF sporządzonych w innym programie (np. księgowym). Rewolucją jest także wymóg przygotowania sprawozdania w formie ustrukturyzowanej, czyli pliku XML.

Nie ma już możliwości przesyłania skanów dokumentów finansowych. Do niedawna można było przesyłać elektronicznie skan papierowego sprawozdania. Po 30 września 2018 r., jeżeli zamiast formy elektronicznej przygotuje się sprawozdanie w formie papierowej, albo przesyła skan, to ponosi się konsekwencje, jak w przypadku niewypełnienia obowiązku przygotowania sprawozdania.

Podmioty, które nie są wpisane do KRS, a muszą przygotowywać roczne sprawozdanie finansowe, przekazują je do Krajowej Administracji Skarbowej (a nie jak do tej pory do urzędu skarbowego) za pomocą ww. aplikacji Ministerstwa Finansów.

Kto musi wypełniać elektroniczne sprawozdanie finansowe?

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotyczy firm widniejących w rejestrze KRS (spółki z o.o. oraz spółki akcyjne), ale również przedsiębiorców, których przychód za poprzedni rok wyniósł co najmniej 2 mln euro w przeliczeniu na polską walutę. Zgodnie z art. 45 8a ustawy o PIT, konieczność ta dotyczy również podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Najczęściej za przesłanie sprawozdania odpowiedzialna jest osoba z zarządu spółki, gdyż to jej PESEL widnieje w KRS. Aby dokument nabrał ważności prawnej, musi zostać najpierw zaakceptowany przez wszystkich współwłaścicieli i udziałowców.

Podsumowując, sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Terminy wysłania elektronicznego sprawozdania finansowego?

Przedsiębiorcy (spółki zarejestrowane w KRS) powinni przygotować sprawozdanie w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym jest to dzień 31 marca. Zatem dniem granicznym jest, np. koniec marca 2019 roku dla sprawozdań wygenerowanych na koniec roku 2018.

Następnie sprawozdanie trzeba przedstawić do zatwierdzenia odpowiednim organom w firmie np.: walnemu zgromadzeniu wspólników, wszystkim wspólnikom, zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).

Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni trzeba złożyć je wraz z uchwałą o jego zatwierdzeniu do właściwego rejestru sądowego (KRS). Robisz to drogą elektroniczną (w formie tzw. „e-sprawozdania”). Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dzień ten przypada na 15 lipca.

W jaki sposób sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej?

Sprawozdanie finansowe w postacie elektronicznej to sprawozdanie zapisane w formie pliku w oparciu o zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), które wskazało następujące dopuszczalne typy (formaty) plików, jakie spełniają akceptowany wymóg postaci elektronicznej: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg.tif, gif.

Okoliczności, które mają wpływ, jaki format i strukturę pliku powinna wybrać jednostka sporządzająca sprawozdanie finansowe to:

• czy jednostka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
• czy jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe obowiązanym do sporządzenia sprawozdania finansowego,
• czy jednostka sporządza sprawozdania finansowe według MSR.

Wygenerowanie e-sprawozdania finansowego w programie Systim

Aby sporządzić sprawozdanie elektroniczne zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, należy użyć do tego odpowiedniego oprogramowania. W tej sytuacji istnieje pewna dowolność – można skorzystać z typowych rozwiązań księgowych lub używać aplikacji zewnętrznej przeznaczonej tylko do sporządzania takich dokumentów. Poniżej ukażemy, jak zrobić to w programie Systim.

Na poprawnie przygotowane sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej składa się kilka ważnych części. Dla przykładu dla Sp. z.o.o. sprawozdanie to składa się z (tak jak widać na załączonym przykładzie, zdjęciu):

• Wprowadzenia i informacji dodatkowej,
• Bilansu,
• RZiS,
• Sprawozdanie z działalności jednostki
• Uchwała o zatwierdzeniu/przekazaniu zysku/straty
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Program Systim oczywiście umożliwia tworzenie sprawozdania finansowego elektronicznego w rozszerzeniu XML z możliwością pobrania dokumentu i przekazania dalej.

Aby wygenerować sprawozdanie finansowe elektroniczne, należy wejść w moduł Księgowość i w zakładkę Deklaracje. Następnie wygenerować plik o nazwie JPK_SF wybierając odpowiedni okres i klikając przycisk "pobierz".

Na następnej stronie widoczny będzie formularz do uzupełnienia danych sprawozdania finansowego. Na samym dole można dodać jeszcze załączniki dodatkowe.

Uwaga! Zgodnie z informacją na dole Bilans i RZiS generowane i załączane są automatycznie, więc w tym miejscu nie trzeba ich załączać.

Po zapisaniu sprawozdanie pojawi się na liście wszystkich deklaracji i plików JPK. Przy danej pozycji klikamy ikonę "opcje" i wybieramy odpowiednią opcję dotyczącą pobrania pliku w formacie XML do KAS lub KRS.

Wersję "do KAS" pobierają podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Wysyłają oni sprawozdanie aplikacją ministerstwa finansów.

Natomiast wersję "do KRS" pobierają podatnicy, którzy zarejestrowani są w KRS.

Tak wygenerowany plik można następnie zaimportować do aplikacji Ministerstwa Finansów w celu edycji, sprawdzenia jej poprawności i podpisania dokumentu - te procedurę opiszemy dalej.

Pobranie pliku z Systim i zaimportowanie do aplikacji e-SF

Jak wspomniano wyżej, Ministerstwo przygotowało na swojej stronie internetowej aplikację "eSprawozdania Finansowe" (z aplikacji można skorzystać na stronie: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/ ), która umożliwia wczytanie i edycję sprawozdania finansowego, możliwość sprawdzenia poprawności gotowego sprawozdania i podpisanie dokumentu.

Na podanej wyżej stronie podatki.gov.pl, a dokładniej we wspomnianej aplikacji eSF można zmodyfikować pobrany z Systim gotowy plik JPK_SF. W tym celu pobieramy ww. aplikację, instalujemy ją na komputerze i otwieramy. Wybieramy opcję "otwórz sprawozdanie".

Uwaga! W tej aplikacji mamy także możliwość utworzenia całkiem nowego sprawozdania, wysłania dokumentu do KAS oraz sprawdzenie statusu wysłanego pliku (UPO).

Na kolejnej stronie wybieramy opcję importu w formacie .ZIP lub .XML

Gotowe sprawozdanie przygotowane w programie Systim zostanie otwarte i będzie można je podejrzeć, dokonać zmian lub sprawdzić jego poprawność. Jeżeli wszystko zostało poprawnie uzupełnione to po wejściu w dany dział (np. "Wprowadzenie do sprawozdania" po lewej stronie w tabeli) zobaczymy oznaczoną flagę na kolor zielony.

Następnie plik zapisuje się na dysku komputera poprzez użycie opcji "ZAPISZ PLIK".

Wysłanie e-SF

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) (czyli również podatnicy CIT) przesyłają e-sprawozdania do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Robią to przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości - https://ekrs.ms.gov.pl

Podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, przekazują e-sprawozdania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w terminie złożenia zeznania. Robią to za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez przeznaczony do tego interfejs webAPI (lub udostępnioną w tym celu aplikację) lub na portalu: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe wraz z rocznym zeznaniem podatkowym.

Jak podpisać sprawozdanie podpisem elektronicznym?

Każdy dokument tego typu musi być opatrzony podpisem. Może to być albo podpis elektroniczny (opcja odpłatna, dostępna u kwalifikowanego dostawcy takiej usługi) lub potwierdzony profil zaufany ePUAP (forma bezpłatna). Osobami zobligowanymi do złożenia podpisu pod przygotowanym sprawozdaniem finansowym są wszyscy członkowie zarządu oraz sporządzający ten dokument. Podpisywanie profilem zaufanym: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufanym

W przypadku firm wpisanych do KRS można posłużyć się strukturą logiczną (dostępna na stronie ministerialnej w formacie XDS i XML) lub formatem udostępnianym w BIP.