Inwentaryzacje można dokonać na dwa sposoby, za pomocą dokumentu inwentaryzacji (ręczne dodanie dokumentu magazynowego) lub poprzez zaimportowanie inwentaryzacji z pliku Excel.
1. W pierwszym przypadku należy wejść do modułu "Sprzedaż i Zakup" i wybrać zakładkę „magazyn”.
Następnie trzeba kliknąć opcję „dodaj nowy dokument”. Tutaj pojawi się nowe okno służące do wystawienia nowego dokumentu magazynowego. W polu „rodzaj dokumentu” należy wybrać „Inwentaryzacja (INW)”. W nowym oknie wybiera się datę inwentaryzacji oraz magazyn, którego to dotyczy. Następnie wprowadza się produkty, ich ilości (wynikające ze spisu z natury), oraz ich ceny zakupu.
* Aktualny stan magazynowy na dziś (aby porównać ze stanem z inwentaryzacji) można pobrać w zakładce Magazyn >> Raporty — raport „Stan magazynowy na dzień”.
2. W drugim wypadku należy wejść w zakładkę Magazyn, tam znajduje się opcja „importuj inwentaryzację”. W tym miejscu należy zaimportować plik inwentaryzacji. Aby go jednak najpierw pobrać, należy wejść w zakładkę Magazyn >> Raporty i pobrać plik ze stanem magazynowym.
W pobranym pliku należy uzupełnić tylko dwie puste kolumny „ilość po inwentaryzacji” i „cena po inwentaryzacji” - żadne wiersze nie mogą pozostać puste, każde pole powinno być uzupełnione. Jeżeli nie nastąpiła żadna zmiana wartości "po inwentaryzacji" należy wpisać tą samą wartość, która była "przed inwentaryzacją". Po zapisaniu zmodyfikowanego pliku należy go zaimportować poprzez opcję wspomnianą na samym początku.
----------------------------------
UWAGA!
Wprowadzenie inwentaryzacji spowoduje, że stan magazynu zostanie ustawiony dokładnie na taki, jak wynika z dokumentu inwentaryzacji wprowadzonego w danym dniu. Należy pamiętać, zwłaszcza że:
- Produkty wymienione w dokumencie inwentaryzacji będą miały dokładnie takie ilości, jak będzie to wynikało z dokumentu. Stany wprowadzone dokumentami z dni wcześniejszych nie będą już brane pod uwagę.
- Produkty, które nie zostały wymienione w dokumencie inwentaryzacji, będą miały stany zerowe.
- Kolejny dokument inwentaryzacji wprowadzony tego samego dnia, spowoduje dodanie stanów z kolejnego dokumentu do stanów z dokumentu pierwszego.
- Kolejny dokument inwentaryzacji wprowadzony później (innego dnia) anuluje dokumenty z dni wcześniejszych (stany zostaną wyzerowane i ustawione tak, jak na dokumencie kolejnym).
- Jeśli pomylimy się podczas wprowadzania inwentaryzacji, możemy wystawić kolejny dokument, który uzupełni stan magazynowy. Jeśli chcemy ustawić od początku stan magazynowy, to musimy wprowadzić nowy dokument inwentaryzacyjny na dzień następny.
WAŻNE !
Jeżeli wystawienie dokumentu trwa bardzo długo, i się kończy niepowodzeniem. Najprawdopodobniej chodzi o to, że została wystawiona inwentaryzacja.
Wprowadzenie inwentaryzacji wymaga ponownego przeliczenia i ustawienia wszystkich stanów magazynowych na danym magazynie. Operacja ta może długo potrwać. Na czas wykonywania operacji program nie będzie pozwalał na wprowadzenie innych dokumentów faktur, produktów czy dokumentów magazynowych, w celu uniknięcia błędów w przeliczeniach. Po kliknięciu "zapisz" zalecamy, aby inni użytkownicy nie korzystali z programu. Korzystanie z niektórych modułów może być utrudnione bądź niemożliwe.
