Zależnie od wielkości przychodów a także rodzaju prowadzonej firmy (spółka, stowarzyszenie czy JDG), ewidencję księgowa przedsiębiorcy mogą prowadzić w formie uproszczonej, czyli Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), lub w formie pełnej czyli Ksiąg Handlowych, zwanych również pełną księgowością.
KPiR jest stosunkowym prostym narzędziem, gdyż ewidencji podlegają tylko te operacje/zdarzenia, które wpływają na wysokość opodatkowania. Księgowaniu zatem podlegają przede wszystkim faktury sprzedażowe i zakupowe, a także operacje związane z amortyzacją środków trwałych, odsetki od kredytów, opłaty za usługi bankowe czyli np. prowizje i opłaty widniejące na firmowym wyciagu bankowym. Nie ewidencjonujemy w tej formie rachunkowości operacji finansowych czy dokumentów potwierdzających zmiany w kapitale, jeśli nie możemy go zakwalifikować jako przychód podatkowy lub koszt podatkowych.
W pełnej księgowości dokonujemy zapisów wszystkich operacji/zdarzeń, które związane są z funkcjonowaniem firmy. Tutaj nie rozgraniczamy przychodów i kosztów tylko w kategorii podatkowej (aczkolwiek jest to także istotne ze względu na obowiązek rozliczenia z Urzędem Skarbowym). Istotne jest, czy dana operacja ma związek z prowadzona działalnością, a w ślad za tym z jakich środków został pokryty wydatek. Możemy zatem otrzymać fakturę / dokument, które zostały wystawione na naszą firmę i zapłacone z firmowego konta bankowego, ale przepisy nie pozwalają na rozliczenie takiego zakupu jako kosztu podatkowego ( np. wydatki na reprezentację). Mimo to taka faktura podlega ewidencji w księgach handlowych.
Dokumenty podlegające ewidencji
Najpowszechniejszymi dokumentami wykorzystywanymi w obrocie gospodarczym między przedsiębiorcami są faktury. Wystawiamy je, gdy wykonamy usługę lub dostarczymy towar odbiorcy. Otrzymujemy je również, gdy to my jesteśmy odbiorcą usług lub dostaw towarów. Faktury podlegają księgowaniu zgodnie z ustalonym schematem księgowym, a te dokumenty z reguły nie sprawiają problemów przedsiębiorcom.
W systemie Systim księgowanie takich dokumentów może odbywać się poprzez kreatory w zakładce Sprzedaż i Zakup, gdzie wprowadzamy poszczególne faktury. Faktury te mają przypisane schematy księgowe, dzięki czemu zapis trafia na odpowiednie konta. Możemy je jednak również księgować bezpośrednio do księgi handlowej.
Prowadzenie księgowości w formie księgi handlowej
Do innych dokumentów, z którymi może spotkać się przedsiębiorca, należą m.in. polisy, noty odsetkowe oraz dokumenty tworzone na własny użytek, które mają udokumentować określone zdarzenia. Przykładem może być księgowanie kosztów związanych z amortyzacją. Aby zaksięgować koszt amortyzacji (czyli zużywania się środków trwałych w czasie), przedsiębiorca może skorzystać z dokumentu Polecenie Księgowania. Dokument ten można wykorzystać do rejestrowania wszelkich operacji, które miały miejsce w firmie, a nie mają źródła w postaci innego dokumentu. Takim zdarzeniem może być np. pomyłka w kwocie podczas wcześniejszego księgowania, zaksięgowanie kwoty podatku dochodowego za dany okres itp.
W przypadku ustawienia automatycznego księgowania w programie, niektóre dokumenty z kategorii Polecenie Księgowania mogą tworzyć się automatycznie, np. amortyzacja czy przeksięgowanie kwot podatku VAT naliczonego i należnego.
Jak zamknąć miesiąc księgowy
Ewidencji księgowej podlegają także operacje finansowe, takie jak potwierdzenie otrzymanej płatności za faktury sprzedaży, zapłata za faktury zakupu, zapłata zobowiązań budżetowych, prowizje oraz opłaty za obsługę konta bankowego, a także różne rodzaje odsetek, np. z tytułu kredytu w rachunku bieżącym, opóźnionych zobowiązań lub odsetek otrzymanych od odbiorców. Dokumentem, który potwierdza te zdarzenia w formie bezgotówkowej, jest wyciąg bankowy. Jeżeli transakcje finansowe realizowane są w formie gotówkowej, odpowiednim dokumentem jest raport kasowy. Każdy przedsiębiorca prowadzący pełną księgowość ma obowiązek wprowadzać do ewidencji księgowej dokumenty z kategorii wyciąg bankowy (ponieważ większość transakcji w firmach realizowana jest w formie bezgotówkowej), a w niektórych przypadkach także raport kasowy (w przypadku operacji gotówkowych).
Prowadzenie ksiegowości w formie księgi handlowej
Jak zaimportować wyciągi bankowe
Rozrachunki
Aby spełnić wymóg rzetelności prowadzenia Ksiąg Handlowych, przedsiębiorca musi na bieżąco weryfikować i rozliczać zapisy na kontach dedykowanych konkretnym kontrahentom. Na tych kontach zapisujemy kwoty zobowiązań i należności, które, wraz z zapłatą, tworzą rozrachunki. Przypisując zapłatę do konkretnej faktury możemy monitorować stan bieżących rozliczeń. Na koniec okresu sprawozdawczego, korzystając z zapisów rozrachunków, możemy uzgodnić wzajemne rozliczenia z danym kontrahentem poprzez Potwierdzenie Sald.
Konta rozrachunkowe stanowią ewidencję pomocniczą w Księgach Handlowych. Możemy je prowadzić także dla rozliczeń z Urzędem Skarbowym czy ZUS, które nie są kontrahentami w rozumieniu transakcji handlowych. W okresie księgowym często jednak powstają zobowiązania wobec tych instytucji, które przedsiębiorca zobligowany jest zapłacić. Dla przejrzystości zapisów, rozrachunki mogą być aktywnie prowadzone również w odniesieniu do tych instytucji.
Na podstawie rzetelnie prowadzonych rozrachunków możemy na koniec roku obrotowego przygotować i wysłać do kontrahenta Potwierdzenie Sald, co stanowi obowiązek na mocy ustawy o rachunkowości.
Jak powiązać (rozliczyć) rozrachunki, należności i zobowiązania
